Comment écrire des e-mails efficaces au travail

Si vous avez déjà reçu un e-mail d'un collègue avec des instructions trop verbeuses, des demandes confuses ou façon trop de destinataires inutiles inclus, vous savez l'importance d'une communication e-mail efficace au travail. Les e-mails envoyés sans organisation ni réflexion peuvent en fait entraver le flux de travail, généralement ennuyer les gens et provoquer des problèmes de communication autrement évitables.

Alors, comment créez-vous un e-mail clair et efficace qui trouve le bon équilibre entre détaillé et concis; celui qui touche tous les bons sujets pour toutes les bonnes personnes impliquées? Vous devez d'abord savoir quand quelque chose doit être envoyé par e-mail, par opposition à un message direct, réunion en personne, ou appel téléphonique. Les e-mails sont idéaux pour envoyer des listes d'instructions plus longues, archiver un projet ou partager des fichiers. La communication par courrier électronique garantira également un enregistrement écrit de toutes les conversations importantes auxquelles vous devrez vous référer ultérieurement. Voici six choses que font tous les rédacteurs d'e-mails efficaces avant d'appuyer sur "envoyer".

1. Agrandir la ligne d'objet

Tout d'abord, vous souhaiterez adapter la ligne d'objet au message et / ou à votre réponse. Ecrivez-vous à quelqu'un qui vous a envoyé un e-mail la semaine dernière? Ne récupérez pas un vieux message sans rapport et cliquez sur "Répondre". Votre destinataire a oublié exactement ce qu'il vous a écrit il y a une semaine. Aidez-les à s'orienter et à rédiger une réponse avec une nouvelle ligne d'objet reflétant le nouveau sujet ou votre réponse à leur message (par exemple, «Contexte des informations sur notre nouveau client, Jane Doe »ou« Directions vers notre nouvelle maison à Cleveland »), explique Peggy Duncan, une Atlanta. Vous serez moins susceptible de confondre le destinataire et votre message sera plus facile à retrouver plus tard.

Deuxièmement, soyez précis. Par exemple, voici une ligne d'objet mauvaise / vague: «Réunion du personnel». Maintenant, voici une meilleure: «Veuillez apporter cette pièce jointe à 14 heures. réunion du personnel. »Lorsque vous incluez des détails, comme une action qui est nécessaire ou les détails où et quand, vous aidez le destinataire à évaluer instantanément l'importance de votre message, explique Marsha Egan, auteur de Inbox Detox et l'habitude de l'excellence du courrier électronique ($20; amazon.com). Cela les aidera également à se rappeler de terminer la tâche requise.

Vous ne savez pas quel devrait être le sujet? Pensez aux mots-clés que vous utiliseriez si vous deviez retrouver l'e-mail plus tard, explique Nick Morgan, auteur de Peux-tu m'entendre? Comment se connecter avec les gens dans un monde virtuel ($11; amazon.com).

2. Fournir des instructions détaillées

La clarté des instructions écrites peut rendre ou casser l'efficacité d'un e-mail professionnel. Si vous attribuez des tâches respectives à un groupe de personnes, répartissez-les par personne et utilisez des puces pour aider tout le monde à savoir exactement ce dont vous avez besoin de l'aide de chacune d'elles, en particulier.

3. Choisissez soigneusement les destinataires

Écrivez l'email avant d'ajouter les destinataires, explique Vanessa Van Edwards, auteur de Captivez la science de la réussite avec les gens ($12; amazon.com). Cela empêchera non seulement l'envoi accidentel redouté, mais vous permettra également d'ajouter des destinataires en fonction du contenu de l'e-mail. Vous voulez éviter ces longues chaînes de messagerie multipersonnelles? Si vous avez besoin de plusieurs personnes pour commenter quelque chose, comme un document, envisagez de créer un (comme un Google Doc), où tout le monde peut proposer des modifications dans un seul espace sans envoyer mille courriels.

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4. Couper la langue de drainage

Envoyer un e-mail à propos d'un snafu qui doit être réparé? Plutôt que de cirer poétique sur ce qu'est un frein ou dont c'est la faute, concentrez-vous sur Action nécessaire pour remédier à un problème. Par exemple, au lieu de dire: "Le client a un problème avec notre présentation, et ça va être difficile à réparer, "essayez", j'aimerais votre aide pour réparer quelque chose que le client a évoqué lors de notre appel. " fera donner une rétroaction négative ou demander des tâches désagréables par e-mail plus efficace.

5. Inclure les instructions de réponse

Même lorsque votre e-mail ne nécessite pas de réponse («Je serai au rendez-vous chez le médecin pendant les deux prochaines heures» ou «Vous pouvez rendre votre rapporter demain au lieu d’aujourd’hui »), de nombreuses personnes se sentent obligées de le reconnaître par un« OK »ou un« merci ». en dehors. "Si vous ne voulez pas entendre de réponse, incluez" Aucune réponse nécessaire "à la fin de votre message", explique Duncan. «Cela fait gagner du temps aux deux extrémités et empêche les e-mails inutiles d'encombrer les boîtes de réception.» Aussi, n'hésitez pas à écrire «Merci d'avance» lorsque vous posez une question à quelqu'un. Cela vous empêchera de vous sentir tenté d'envoyer un «remerciement» d'une ligne lorsque la personne répond.

6. Ne soyez pas trop personnel

«Les e-mails sont des faits, pas des sentiments», explique Egan. En raison du manque d'inflexion de la voix et du langage corporel dans la correspondance numérique, certains les sentiments - ce que vous pensez d’un collègue, ce que vous pensez de la fête de votre voisin - peuvent facilement mal interprété. Si vous souhaitez soulever un problème sensible (ou moins que positif), appelez-le à la place.

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