Comment être productif: nos meilleurs conseils pour être plus productif dans la vie et au travail

Faites une liste de choses à faire, pas une liste de choses à faire, de trois choses que vous devez faire. Soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir. «Limiter vos objectifs vous enlève tout le temps nécessaire et vous permet de rester concentré», déclare Sarah Knight, auteur de Obtenez votre Sh * t ensemble.Il y a aussi un pouvoir secret dans le numéro trois, dit Chris Bailey, auteur de Le projet de productivité: "Les trois petits cochons, trois médailles olympiques, trois parties d'une histoire - notre cerveau est câblé pour penser par trois." Lorsque vous donnez suite à ce que vous aviez l'intention de faire, vous finirez la journée en vous sentant bien et motivé pour demain. Et si vous terminez suffisamment tôt, vous pouvez démarrer les tâches de demain ou passer du temps à l’extérieur.

L'incitation à consulter les médias sociaux peut culminer en été (ou pendant que vous travaillez à distance), lorsque la moitié de votre bureau est en vacances ou avec des horaires flexibles, et votre énergie (et votre motivation) diminue naturellement, dit Bailey. «Chaque fois que nous rebondissons sur des applications, notre cerveau libère une dose de dopamine, ce qui rend notre téléphone plus tentant que notre travail réel», dit-il. Ne le combattez pas; au lieu de cela, vérifiez les médias sociaux avec intention. Faites un balayage d'alimentation pour voir ce qui se passe, puis mettez votre téléphone en mode avion pendant l'heure suivante. Lorsque vous vous battez contre la distraction et que vous accomplissez des tâches, récompensez-vous avec un peu de temps pour vous détendre.

Qu'il s'agisse d'appeler un client désagréable ou de comprendre des points de données extrêmement disparates, les personnes efficaces donnent la priorité à leur tâche la plus difficile. Terminer d'abord l'élément le plus difficile et le plus important d'une liste de choses à faire (une stratégie recommandée par Brian Tracy dans son livre à succès Mange cette grenouille!) libère une énergie mentale qui, autrement, aurait été gaspillée à s'inquiéter à ce sujet. Et cela rend le reste de la journée gérable par comparaison.

«Si vous n’êtes pas suffisamment exposé à la lumière naturelle, vous pouvez vous sentir en décalage horaire», déclare Christopher Meek, professeur agrégé d’architecture à l’Integrated Design Lab de l’Université de Washington. «Cela se produit parce que vos rythmes circadiens - y compris la façon dont votre corps réagit aux changements de niveau de lumière entre le jour et la nuit - sont perturbés. Essayez de sortir le matin, lorsque votre corps a besoin de luminosité, puis tenez-vous près d'une fenêtre plusieurs fois par jour lorsque vous vous sentez ralentir. Obtenir suffisamment de lumière solaire peut stimuler votre horloge interne et vous fournir l'énergie dont vous avez besoin. »

Il est naturel de se retirer du travail, mais la procrastination insensée réduit la productivité. Pour savoir quand la procrastination frappe, Knight recommande de commencer un journal de temps. Comme pour un journal alimentaire (vous vous en souvenez?), Vous écrivez comment vous avez passé chaque minute de votre journée pour voir quand la distraction s'installe (par exemple, vous recherchez des recettes de dîner à 15 h). Ne l’ignorez pas, planifiez-le. Adaptez votre emploi du temps au moment où vous êtes le plus concentré (et quand vous ne l’êtes pas) en planifiant des périodes de grâce pour un temps d’esprit libre.

«Une entreprise de technologie avec laquelle j'ai travaillé a constaté que ses employés sont devenus plus productifs après que le superviseur a commencé à offrir un éloge par jour», déclare Michelle Gielan, cofondatrice de l'Institute for Applied Positive Research, une entreprise qui travaille avec les entreprises et les écoles pour augmenter la productivité et bonheur. «Ce n’est pas que chaque personne a reçu un compliment. Il n'a fallu qu'une seule remarque flatteuse pour que tout le monde, y compris le directeur, se sente plus positif. Pourquoi? Que vous souriiez ou que vous regardiez quelqu'un d'autre sourire, l'expression faciale heureuse peut déclencher la libération de votre cerveau dopamine - un produit chimique qui aide à contrôler les centres de récompense de votre corps et, à son tour, à augmenter votre productivité équipement."

Les gens passent de l'alerte à la fatigue environ une fois toutes les 90 minutes, selon Tony Schwartz, auteur et fondateur de Le projet énergétique. Schwartz lui-même passait des journées marathon de 10 heures à écrire ses livres. Mais apprendre à gérer son énergie plus efficacement - il écrit maintenant à trois intervalles de 90 minutes, avec des pauses entre l'exercice et la socialisation - a doublé sa productivité, dit-il. Auparavant, terminer un manuscrit lui prenait un an, mais maintenant il peut taper un livre -La façon dont nous travaillons ne fonctionne pas est son dernier New York Times best-seller — en seulement six mois.

Essayez de faire votre activité matinale préférée - siroter un thé, marcher autour du pâté de maisons - un rituel avant le travail éclairant. Consacrer quelques minutes à la détente et au centrage peut aider à effacer et même à prévenir la fragilité mentale, selon Paul Silverman, un coach exécutif pour les entreprises Fortune 500, qui s'appuie sur sa formation en bouddhisme zen pour apprendre à ses clients comment développer une attention unique: Le but est d'approfondir votre respiration, de vous donner de l'énergie et de vous aider à entrer dans l'instant, pleinement concentré et concentré - une compétence pour de nombreuses personnes exceptionnelles avoir."

Vous savez que boire de l'eau et faire de l'exercice sont bons pour votre corps, mais ils peuvent aussi stimuler le cerveau. Recherche citée dans Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism suggère qu'une déshydratation même mineure peut affecter la cognition, la vigilance et la concentration. Des études montrent également que de petites périodes d'exercice - disons 10 à 20 minutes - peuvent vous faire vous sentir plus net. «Une marche rapide améliore la mémoire et augmente la capacité à générer des idées et à établir de meilleurs liens», déclare Bonnie St. John, co-auteur de Micro-résilience: changements mineurs pour des améliorations majeures en termes de concentration, d'entraînement et d'énergie.

«Si vous avez besoin de faire beaucoup de progrès sur un projet, vous serez peut-être tenté d'y travailler sans relâche», déclare Jonathan Schooler, professeur au département des sciences psychologiques et cérébrales de l'Université de Californie à Santa Barbara. «Non. Personne ne peut se concentrer sur une seule tâche à tout moment. Assurez-vous de rompre votre journée - et vos schémas de pensée - en vous livrant régulièrement à une activité répétitive et non pénible intellectuellement, comme passer l'aspirateur ou jardiner. Lorsque votre esprit vagabonde, la créativité peut couler, vous permettant de synthétiser les informations d'une manière unique. Ensuite, lorsque vous vous remettrez à votre travail, vous aurez de nouvelles idées et serez en mesure d’en faire plus. »

Plus d'un tiers des Américains sont sous le sommeil, selon le Centres de Contrôle des Maladies. «Peu importe à quel point vous êtes consciencieux, un sommeil insuffisant nuit à la concentration, à la concentration et à l'énergie», dit Silverman. «Cela a un impact majeur sur tous les aspects de votre vie. Si vous vous levez à 7 heures, vous devez vous endormir à 11 heures. Ce ne sont pas des mathématiques avancées. » Et comme les liseuses et les ordinateurs interfèrent avec notre capacité à dormir, les experts recommandent de s'en tenir aux livres papier juste avant le coucher.

Peut-être que vous n’avez tout simplement pas envie de travailler, ou que vous êtes irrité de ne pas être en vacances - ou ailleurs. Ça va, dit Sue Rasmussen, auteur de Mon bureau me rend fou. Possédez ces émotions pour qu'elles ne vous consument pas. «La plupart des gens ignorent ce qu’ils ressentent et pensent que s’ils se musclent pendant la journée de travail, tout ira bien», dit-elle. "Mais si vous admettez ce que vous ressentez, vous passerez plus vite." St. John vous recommande d'essayer de renverser vos pensées du négatif au positif. Par exemple, si vous souhaitez être ailleurs, dites: "Je suis tellement contente de travailler ici sur ce projet." Même si vous ne le pensez pas, dit St. John. «En le disant à voix haute, cela change votre énergie, fait basculer un interrupteur dans votre cerveau et vous incite à pousser vos émotions dans une nouvelle direction.»

Avoir un petit quelque chose à espérer - peut-être un week-end entre filles ou une journée de congé pour vous-même - peut augmenter votre bonheur en ce moment, dit Knight. «Se fixer un objectif, même s'il ne s'agit que de se rendre à la plage le vendredi, peut vous apporter la paix dans toutes les semaines et tous les jours qui ont précédé ce voyage», dit-elle. Gardez vos vues sur cet objectif.

"Beaucoup de gens ne pensent pas avoir le temps d'intégrer l'exercice dans leur emploi du temps chargé", déclare Ted Kennedy, fondateur de CEO Challenges, qui organise des compétitions sportives pour les PDG et les chefs d'entreprise, et un cofondateur d'Ironman North Amérique. «Mais j’ai découvert que participer à des activités d’endurance, comme une longue randonnée à vélo ou un triathlon, me rend plus discipliné et diligent. Si je passe quelques jours sans faire ces choses, ma productivité diminue. Mon énergie diminue, ma concentration vacille et je ne peux pas prendre de décisions aussi facilement. J'encourage donc les gens - même ceux qui ne se considèrent pas comme des athlètes - à s'engager dans un événement physique, comme un marathon ou un 5 km communautaire. Une fois que c'est sur votre programme, vous prendrez le temps de vous entraîner et de réaliser que vous pouvez accomplir plus en une journée que vous ne le pensiez. "

N'attendez pas lundi matin pour commencer à réfléchir à votre horaire de travail, déclare Julie Morgenstern, experte en gestion du temps et auteur de Ne vérifiez jamais vos e-mails le matin. Commencez à planifier deux semaines avant, en particulier pour les semaines et les jours précédant les vacances, les vacances ou l'été. Identifiez exactement ce que vous serez en mesure d'accomplir et quand vous vous attaquerez à chaque tâche. Réservez le début de la semaine, lorsqu'il y a plus de collègues, avec des réunions et des appels. Laissez les derniers jours (souvent calmes) avant le week-end, un long week-end ou une semaine de vacances pour le travail en solo, comme les notes de frais. Notez les barrages routiers potentiels afin d'être prêt à les contourner.

Bannissez les interruptions des collègues qui viennent discuter (ou même des personnes qui ont besoin de vous pour des raisons légitimes). Morgenstern suggère cette ligne de sortie: "Je veux vous accorder toute mon attention, mais je ne peux pas vous la donner maintenant." Ensuite, proposez une heure et une date pour vous rencontrer - dans le futur. Également efficace, dit Shari McGuire, experte en gestion du temps et auteur de Reprenez votre temps: debout à votre bureau, ce qui «communique tacitement l'urgence de conclure les choses». Mais ne sautez pas le déjeuner ou les pauses, dit Morgenstern: "Vous finirez par travailler plus dur et plus longtemps, mais pas aussi efficacement."

Réservez deux tranches de 45 minutes par jour pour traiter les messages par lots. La vérification constante des e-mails et des médias sociaux «est l'ennemi numéro un de la productivité», déclare Morgenstern. Ce n'est pas une nouvelle pour nous, mais oh, quelle dure habitude à rompre.

«J'ai tendance à éviter les projets qui semblent trop volumineux, donc pour être productif, je dois réduire les tâches accablantes à leur taille», déclare Kate White, ancienne rédactrice en chef de Cosmopolite magazine et l'auteur de nombreux livres, dont Je ne devrais pas te dire ça.«Je fais cela en travaillant par petits incréments. Quand j'ai commencé à écrire des romans en dirigeant un magazine, je me suis dit que je n'écrirais que 15 minutes par jour. Je savais que travailler pendant une courte période était un objectif réalisable, et j'ai réussi à écrire 10 livres de cette manière. »

Commencez par établir un énoncé de mission clair et attribuez des objectifs de projet incrémentiels pour que tout le monde reste sur la bonne voie. Des personnes qui consacrent du temps à se concentrer sur les plans de projet avant même que le projet ne démarre, selon Silverman, sont beaucoup moins susceptibles de se retrouver perdus dans les mauvaises herbes, se demandant comment procéder - et tergiverser. «Prenez tout le temps dont vous avez besoin pour travailler avec vos collègues pour obtenir un consensus et définir, en une seule ligne claire, ce que vous essayez d'accomplir», dit-il. La prédétermination de critères mesurables aide également chacun à rester concentré sur les parties d'un projet dont il est responsable. Enfin, avec un énoncé de mission clair, vous saurez quand un projet a enfin atteint son objectif et tout le monde peut l'appeler un jour.

En accord avec kaizen, le principe japonais d'amélioration continue, les gens productifs ont le don d'analyser ce qui n'a pas fonctionné avec un prototype floppé, ou dans une conversation sournoise avec un collègue. Mais au lieu de ressasser sans cesse le problème, ils jurent simplement «de mieux s'engager en tant qu'être humain, ou en quelque sorte peaufiner un peu les choses la prochaine fois», dit Silverman. «Ils ont la capacité d’améliorer progressivement leurs performances et de se demander:« Ok, que puis-je en apprendre? Que puis-je faire mieux? »

Reportage de Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson et Jennie Dorris