Conseils de stockage du papier du gourou de l'organisation Marie Kondo

Avec une tâche aussi intimidante, nous sommes allés directement aux gourous: Marie Kondo et Scott Sonenshein, dont le livre récent, Joie au travail, vous aide à ranger votre espace de travail (à la maison, au bureau, sur la route) pour de vrai cette fois.

La règle générale pour les papiers est de tout jeter. Mes clients ont toujours l'air stupéfaits quand je dis cela. Bien sûr, je ne veux pas dire que nous devrions éliminer complètement les papiers. J'essaie simplement de comprendre la résolution dont nous avons besoin pour ne choisir que celles qui sont absolument nécessaires et pour écarter le reste. Les feuilles de papier semblent si minces; nous nous accrochons souvent à eux sans vraiment y penser. Plus nous accumulons de papiers, plus il faut de temps pour trouver des documents particuliers, et plus ils sont difficiles à mettre en ordre.

Commencez par rassembler tous vos papiers en un seul endroit et regardez chacun d'eux. Même les papiers qui sont dans des enveloppes doivent être retirés et vérifiés page par page au cas où des dépliants publicitaires ou d'autres documents indésirables y seraient mélangés.

Il peut être utile de trier les articles en catégories pendant que vous parcourez le contenu. Cela permet de les classer plus rapidement et plus facilement lorsque vous avez terminé. Les articles peuvent être divisés en trois catégories: en attente, enregistrer parce que vous devez et enregistrer parce que vous le souhaitez.

EN RELATION: Comment éliminer l'encombrement du papier en seulement 5 minutes par jour

La catégorie en attente comprend les documents qui nécessitent une action, comme les factures en suspens. Je recommande de les ranger tous dans une boîte de classement verticale jusqu'à ce que vous les ayez traités. De cette façon, ils ne se mêleront pas d'articles dans d'autres catégories.

Ensuite, regardons papiers que nous devons conserver. Triez-les par catégorie et classez-les dans une armoire ou dans des dossiers sur une étagère. Si vous n’avez pas besoin de conserver les originaux, vous pouvez les numériser et les stocker électroniquement. Dans ce cas, plutôt que de les numériser au fur et à mesure que vous triez, il est plus efficace de les mettre dans une pile «à numériser plus tard» et d’effectuer la numérisation en une seule fois.

La dernière catégorie comprend les papiers que vous souhaitez enregistrer pour d'autres raisons. Il peut s'agir de documents que vous souhaitez conserver comme référence ou de ceux qui suscitent réellement de la joie pour vous. Mais parce que le rebond est un problème courant lorsque les gens s'accrochent aux choses «juste parce que», gardez à l'esprit que la règle de base pour les papiers est de les rejeter tous.

Dans mon cours de rangement, lorsqu'un client a du mal à décider quels papiers conserver et lesquels jeter, je lance des questions sur chacun d'entre eux - des choses comme «Quand en avez-vous besoin?» «Depuis combien de temps l'avez-vous?» «À quelle fréquence revenez-vous en arrière et regardez-vous? »« Pouvez-vous trouver le même contenu sur Internet? »« L'avez-vous déjà enregistré sur votre ordinateur? »« Quel serait le problème si vous ne le faisiez pas? avez ça? »et «Cela suscite-t-il vraiment de la joie?» Si vous rechignez à l'idée que vous devriez tous les jeter, essayez d'imaginer que je viens d'entrer dans votre bureau et que j'annonce que je vais tout déchiqueter papiers. Qu'est-ce que tu ferais? Quels sont ceux que vous brouilleriez pour sauver de la déchiqueteuse?

Tant que vous suivez mes trois règles de stockage, vous ne reviendrez jamais à l'encombrement du papier.

Une fois que vous avez trié vos papiers et décidé où chaque catégorie appartient, regardez votre espace de travail et déterminez l'espace maximum dont vous disposez pour les stocker. Lorsque vous dépassez cela capacité de stockage, les papiers commenceront à déborder. C’est un signal que vous devez réexaminer ce qu’il y a. En vérifiant régulièrement comme ça, vous pouvez garder vos papiers en ordre à tout moment.

EN RELATION: Dans son dernier livre, Marie Kondo révèle comment trouver un emploi qui suscite la joie

Un best-seller que vous espériez lire un jour, un livre pratique sur la comptabilité que vous avez acheté pour améliorer vos compétences, un livre reçu d'un client… quels types de livres avez-vous dans votre espace de travail?

Les livres regorgent de connaissances précieuses qui peuvent nous aider à faire notre travail. Lorsqu'ils sont conservés à nos bureaux ou sur nos étagères, ils peuvent nous donner de l'inspiration ou un sentiment de sécurité. Les lire peut booster notre motivation, et le simple fait de les afficher peut ajouter une touche personnelle à notre espace. En réalité, cependant, nous gardons souvent des livres au travail pour de mauvaises raisons.

Une de mes clientes avait une bibliothèque dans son bureau remplie de livres non lus. Lorsque nous les avons comptés, il y en avait plus de 50, et plus de la moitié étaient sur l'étagère depuis deux ans ou plus. "Je vais en lire autant que je peux pendant mes prochaines vacances», A-t-elle déclaré. Cependant, lorsque nous nous sommes rencontrés à nouveau, je n’ai pas été surpris d’apprendre qu’elle avait abandonné à mi-chemin. La plupart des livres qu'elle avait réussi à lire étaient ses achats les plus récents. «Les laisser non lus m'a semblé un tel gaspillage que j'ai décidé de les lire rapidement pour les parcourir», dit-elle. «Mais j'ai commencé à me sentir comme si je le faisais simplement par devoir. Cela ne m'apportait aucune joie. Cela m'a semblé encore plus un gaspillage, alors j'ai décidé de laisser partir beaucoup d'entre eux. En fin de compte, elle a décidé de ne garder que 15 personnes soigneusement sélectionnées dans son bureau.

EN RELATION: Les meilleurs livres de 2020 (jusqu'à présent)

Lorsque vous rangez vos livres, commencez par les rassembler tous au même endroit. Peut-être pensez-vous qu'il serait préférable de simplement les choisir en regardant les titres pendant qu'ils sont encore dans votre bibliothèque, mais veuillez ne pas sauter cette étape. Les livres restés trop longtemps sur les étagères font désormais partie du décor. Votre esprit ne les enregistre pas, même lorsqu'ils sont directement dans votre champ de vision, et il est donc difficile de décider lesquels suscitent la joie. Ce n'est qu'en prenant chacun d'eux entre vos mains que vous pouvez réellement les voir comme des entités distinctes.

Si vous avez du mal à juger si un livre en particulier suscite de la joie, essayez de vous poser certaines questions. Par exemple, quand l'avez-vous acheté? Combien de fois l'avez-vous lu? Voulez-vous le relire?

Une autre question à vous poser est le rôle que joue ce livre dans votre vie. Des livres qui suscitent la joie sont ceux qui vous motivent et vous dynamisent lorsque vous les lisez et les relisez, ceux qui vous rendent heureux simplement en sachant qu'ils sont là, ceux qui vous mettent à jour sur les dernières informations, et ceux qui vous aident à mieux effectuer votre travail, comme manuels.

Une dernière question à se poser est de savoir si vous achèteriez toujours ce livre maintenant si vous l'avez vu dans une librairie ou s'il a dépassé son apogée en termes de votre intérêt pour lui. Ce n'est pas parce que vous les avez payés que vous devez finir de lire chaque livre.

Le but de poser de telles questions n’est pas de vous forcer à purger sans réfléchir vos livres. Il s'agit plutôt de vous aider à explorer votre relation avec chacun de ceux que vous possédez. Si les livres suscitent de la joie pour vous, alors le bon choix est d'en garder autant que vous le souhaitez en toute confiance.

Marie Kondo est l'auteur deBest-sellers La magie du rangement qui change la vie ($12, amazon.com ; $16, bookshop.org) et Joie au travail($10, amazon.com ; $23, bookshop.org), et est la star deRangement avec Marie Kondo  sur Netflix. Scott Sonenshein est professeur à l'Université Rice et l'auteur à succès de Étendue ($23, amazon.com ; $28, bookshop.org).