5 étapes pour une tenue de registres plus simple

Étape 1: Mélanger les reçus vérifiés et les bordereaux ATM

Presque tous vos documents financiers peuvent être divisés en trois catégories: les documents que vous devez conserver uniquement pour l'année civile ou moins, les documents que vous devez économiser pendant sept ans (la fenêtre type pendant laquelle votre déclaration de revenus peut être vérifiée) et les documents auxquels vous devez vous accrocher indéfiniment.
Par exemple, avez-vous vraiment besoin de conserver tous ces reçus de retrait ATM? Non. Une fois que vous avez vérifié les informations telles qu'elles apparaissent sur votre compte en ligne ou sur votre relevé mensuel, vous pouvez jeter le bordereau ATM. Il en va de même pour les bordereaux de dépôt et les reçus de carte de crédit. Ne conservez pas les reçus de vente pour les achats mineurs après avoir utilisé l'article à plusieurs reprises de manière satisfaisante ou après l'expiration de la garantie. Conservez des reçus pour les achats importants (tout article dont le coût de remplacement dépasse la franchise de votre assurance habitation ou locataire).

Peu de temps après la fin de l'année civile, vous pourrez probablement jeter (ou plus sûrement, déchiqueter) une flopée de papier supplémentaire, y compris vos talons de chèque de paie, tous les mois. relevés de carte de crédit et de prêt hypothécaire, factures de services publics (si elles ne sont pas nécessaires pour les déductions commerciales) et rapports mensuels ou trimestriels des sociétés de courtage et de fonds communs de placement pour les année précédente.
«En règle générale, l'activité de l'année entière est répertoriée en détail sur votre relevé final de fin d'année, ce qui rend toutes les autres déclarations redondantes», explique Ed Slott, CPA à Rockville Center, New York. Votre talon de chèque de paie final et votre formulaire W-2, par exemple, documentent tous vos gains pour l'année si vous travaillez pour quelqu'un d'autre; si vous êtes travailleur indépendant, vos formulaires 1099 font de même pour vous. De même, la plupart des sociétés d'investissement et certains émetteurs de cartes de crédit envoient des relevés détaillés en janvier. «Conservez les mises à jour mensuelles jusqu'à ce que vous les conciliez avec les résumés de fin d'année», explique Slott.

Étape 2: Accrochez-vous aux déclarations finales jusqu'à sept ans

Vous devrez cependant conserver ces derniers relevés de carte de crédit, ainsi que vos W-2 et 1099, pendant au moins trois ans et, de préférence, pendant sept ans. L'Internal Revenue Service a jusqu'à trois ans à compter de la date de dépôt de votre déclaration de revenus pour l'examiner et jusqu'à six ans pour effectuer un audit s'il y a des raisons de soupçonner que vous avez sous-déclaré votre revenu brut de 25% ou plus. (Il n'y a pas de délai de prescription pour quiconque a délibérément commis une fraude.) En effet, vous devrez conserver tous les documents à l'appui de votre déclaration jusqu'à la fermeture de cette fenêtre d'audit. Parmi les documents supplémentaires que vous devez conserver: les chèques et reçus annulés pour toutes les dépenses professionnelles déductibles (telles que celles pour le divertissement, l'équipement de bureau à domicile et cotisations professionnelles), les contributions au compte de retraite, les dons de bienfaisance, les factures de garde d'enfants, les menues dépenses médicales, les pensions alimentaires et les intérêts hypothécaires et les impôts fonciers Paiements.
Sauf si vous avez sciemment soumis une fausse déclaration, vous pouvez jeter ces pièces justificatives après trois à sept ans, selon la simplicité de votre situation fiscale.
Mais ne jetez pas les déclarations de revenus réelles ou les résumés de fin d'année de vos comptes de placement, même après que les chances d'un audit se soient pratiquement évanouies. Ces documents ne prennent pas beaucoup de place et peuvent être très utiles pour la planification financière future.
À des fins d'assurance, vous voudrez également conserver des reçus pour les achats importants et des reçus qui indiquent combien vous avez payé indéfiniment pour améliorer votre maison, à la fois pour satisfaire les acheteurs potentiels et pour réduire les éventuels impôts sur les gains en capital Accueil. Il est extrêmement important de conserver les bordereaux de confirmation qui indiquent les désignations des bénéficiaires et le prix d'achat des actions, des fonds communs de placement et de tout autre investissement que vous détenez; conserver ces registres indéfiniment parce qu'un jour, dit Slott, "vous ou vos héritiers devrez savoir exactement combien vous avez payé pour déterminer le bénéfice de votre investissement à des fins fiscales".

Étape 3: Donnez à vos papiers une maison

Si vous avez une pièce de rechange ou un coin que vous pouvez désigner comme l'endroit où vous traitez les formalités administratives, tant mieux; Sinon, un tiroir, une armoire ou un placard où vous pouvez stocker des factures et des documents courants, situé près d'une table sur laquelle vous pouvez écrire des chèques, fera l'affaire. En ce qui concerne les fournitures, vous trouverez des dossiers ou des enveloppes de manille qui seront utiles pour classer les papiers, tout comme une armoire de classement ou une boîte en carton pour contenir les documents.
Conservez votre testament, vos certificats de naissance et de mariage, vos polices d'assurance, vos actes de propriété et autres registres permanents dans un coffre-fort mais un endroit accessible à proximité de vos autres documents financiers, afin que vous et vos héritiers puissiez toujours y accéder rapidement s’ils besoin de.

Étape 4: Soyez systématique

Ayez un plan pour traiter tout le papier. Choisissez un endroit où vous mettrez les factures - disons, une enveloppe de manille, un tiroir ou une boîte ou une trieuse en plastique - et jetez chaque enveloppe lorsqu'elle arrive par la poste. Ensuite, lorsque vous vous asseyez pour payer vos factures, vous aurez tous les documents dont vous avez besoin au même endroit.
Voici maintenant la clé: Une fois que vous avez payé la facture ou vérifié le relevé, déposez-le immédiatement. "Votre objectif doit être de toucher un morceau de papier le moins de fois possible, plutôt que de le pile à pile », explique Paula Boyer Kennedy, planificatrice financière au bureau d'Ernst & Minneapolis Jeune. "Si vous remettez la facture dans le tiroir après l'avoir payée, elle trouvera des amis et ils s'accoupleront et produiront une progéniture. Bientôt, vous aurez une vraie portée. "
Encore une fois, un système de classement très rudimentaire suffit. La méthode la plus simple consiste à jeter tout ce qui est lié à la taxe dans un seul réceptacle dès que vous en avez fini avec ― un tiroir, un classeur, un fichier d'accordéon en papier ou même une boîte à chaussures fera l'affaire. De cette façon, lorsque vous êtes prêt à remplir votre déclaration de revenus, vous aurez tous les documents dont vous avez besoin à portée de main. Alternativement, vous pouvez configurer un système légèrement plus organisé au départ, avec des dossiers de fichiers séparés pour les principales catégories de votre vie. Vous pouvez, par exemple, étiqueter vos dossiers par type de compte (relevés de carte de crédit, relevés de courtage, factures de services publics, etc.) ou par catégorie d’impôt (dépenses d’entreprise déductibles, contributions caritatives, etc.) ou par objectif financier (logement, retraite, fonds collégial, etc.). Cela peut prendre plus de temps au départ, mais à long terme, cela fera gagner du temps.

Étape 5: gérer l'arriéré

Une fois que vous avez un système en place, vous devez toujours gérer toutes les piles que vous avez déjà accumulées. Au lieu de lancer une réorganisation massive, commencez par trier une petite pile à la fois. Vous pouvez allouer une demi-heure par jour pour parcourir les vieux journaux, peut-être en regardant les nouvelles ou en écoutant de la musique.
Vous serez étonné de la différence que fait une petite organisation. "Les gens ne réalisent pas combien ils paient en raison de la confusion de leurs papiers financiers late tard frais de carte de crédit ici, une déduction fiscale perdue là-bas ", explique Stephanie Denton, organisatrice professionnelle Cincinnati. Cependant, les avantages mentaux et financiers à long terme peuvent être encore plus importants. Une fois que vous êtes organisé, «vous pouvez concentrer votre énergie mentale sur des choses vraiment importantes, comme vos investissements et vos objectifs financiers», explique Terry Savage, auteur de La vérité sauvage sur l'argent (amazon.com). "La mise en ordre de vos documents financiers rapporte de gros dividendes en toute tranquillité."