Organisez votre vie professionnelle en 5 étapes simples

Évaluez les courriels que vous recevez chaque jour. Vous recevez des newsletters ou des mises à jour qui ne vous servent pas? Se désinscrire, déclare Carson Tate, consultant en productivité, fondateur de la société de conseil en productivité Travailler simplement. Si un e-mail prend moins de quelques minutes à traiter, faites-le immédiatement, même si cela signifie le supprimer ou l'archiver. Si la réponse doit être plus impliquée, essayez de changer la ligne d'objet en un élément d'action. «Disons que j'ai reçu un e-mail concernant la révision d'une présentation PowerPoint. C'est mon étape d'action que je tape dans la ligne d'objet, donc je n'ai pas à relire l'e-mail », explique Tate. Votre serveur de messagerie peut-il automatiser certaines choses que vous faites souvent? Transformez les réponses courantes en signatures ou essayez le dépôt automatique: «Vous pouvez écrire une règle dans Outlook pour déplacer les messages des rapports directs vers leur dossier de fichiers ", explique Tate," ce qui est idéal pour trouver des choses plus tard."

Mettez tout ce que vous faites dans un calendrier numérique - incluez les réunions, oui, mais aussi bloquez l'heure de déjeuner. "Un calendrier est une manifestation visuelle de votre temps, et vous devez l'utiliser comme un plan pour votre journée, et non pas comme un endroit où les autres peuvent planifier votre journée pour vous", explique John Zeratsky, co-auteur de Prenez le temps: comment se concentrer sur ce qui compte chaque jour ($19; amazon.com). Rasmussen aime Acuity Scheduling, une plate-forme qui vous permet de vérifier votre disponibilité auprès des clients et des collègues. Un calendrier organisé peut montrer dans quelle mesure (ou mal) vous gérez votre temps, note Zeratsky. "Quand les semaines se sentent vraiment folles, je regarde en arrière. Un peu de réflexion m'aide à mieux planifier à l'avenir. »

Essayez de réduire les papiers volants sur votre bureau, explique Rasmussen. (Pour réduire encore plus l'encombrement, numérisez les documents que vous souhaitez conserver et créez un Google Drive dossier pour les fichiers afin que vous puissiez y accéder n'importe où.) Trier les documents en catégories selon vous devez les lire, les classer, vous envoyer faire une course, appeler quelqu'un ou aller en ligne pour suivre vers le haut. Vous vous sentez dépassé par tout le papier? Choisissez une seule zone de votre espace de travail - elle peut être aussi petite qu'un tiroir ou aussi grande que votre bureau entier - et nettoyez tout ce dont vous savez que vous n'avez pas besoin. Répétez sur plus de domaines jusqu'à ce que vous ayez couvert l'ensemble de votre bureau.

Empruntez la structure organisationnelle des smartphones. Des applications similaires (pensez aux applications de santé ou aux applications d'achat) peuvent être regroupées dans des dossiers. Tate suggère d'utiliser cela comme principe directeur pour organiser vos fichiers informatiques. L'ajout de dates aux noms de dossier peut également être utile; c'est le bon moment pour vérifier les directives de conservation des enregistrements numériques de votre entreprise et savoir combien de temps vous avez besoin pour stocker des documents et ce que vous pouvez jeter. Pour les documents que vous conservez, «pensez à comment et quand vous les récupérez», explique Tate. Les fichiers que vous utilisez fréquemment doivent être faciles d'accès. "Pour nommer les fichiers de votre système de récupération, regardez le document et demandez-vous:" Quelle est la première chose Je pense à quand je regarde ce document? "Tout ce qui vous vient à l’esprit, c’est le nom de votre dossier", dit.

Lauren McGoodwin, fondatrice et PDG de Carrière Contessa, un site de carrière pour les femmes, suggère d'écrire les tâches du lendemain avant de quitter le bureau chaque soir. «J'essaie de classer mes tâches en niveaux de priorité. Je les décompose en «haute priorité», «gains faciles» et «peut attendre le lendemain», dit-elle. Cela l'aide à inclure des tâches personnelles, comme l'exercice, car elle peut voir quand elle aura des poches de temps. Que ce soit pour rendre votre liste numérique ou analogique, c'est à vous de décider. Certaines recherches montrent que l'écriture d'une tâche peut vous rendre plus susceptible de l'accomplir. Tate dit qu'elle préfère les listes numériques, car il peut être difficile de conceptualiser de futurs projets si vous n'avez pas d'espace physique pour eux dans votre agenda papier; vous pouvez facilement garder une trace des mois et années à venir dans un format numérique.