Comment mener une conférence téléphonique efficace

Si votre équipe est éloignée ou manque d'espace de réunion, une conférence téléphonique est le meilleur moyen de partager une mise à jour ou d'obtenir des commentaires. Pour profiter du temps (précieux) que tout le monde a sur la ligne, la personne qui dirige l'appel doit continuer à faire avancer la conversation tout en s'assurant que tout le monde a la chance de parler. Ne pas pouvoir se voir et lire les indices visuels peut entraîner des silences, des interruptions et des haut-parleurs qui se chevauchent, mais utilisez ces conseils utiles pour éviter les échanges téléphoniques maladroits et mener une conférence téléphonique.

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Désignez un maître de cérémonie.

Le responsable doit présenter tout le monde. Si c'est vous, assurez-vous de mentionner le rôle de chaque personne, puis demandez-leur de dire bonjour afin que les gens puissent identifier leur voix. Demandez au groupe de mettre leur téléphone en sourdine afin d'éliminer le bruit de fond gênant.

Passer le ballon.

Posez des questions à des individus plutôt qu'à l'ensemble du groupe, ce qui se traduit parfois par des grillons. Dites: «Je sais que c'est le domaine d'expertise de Julie. Julie, avez-vous quelque chose à ajouter? »Cela donne aux gens la possibilité de s'exprimer et vous permet d'obtenir immédiatement des informations, des réflexions et des commentaires de la part de quelqu'un, ce qui rend la réunion plus productive.

Considérez un outil de conférence.

Des outils en ligne, comme Zoom, aidez le groupe à contribuer facilement à ses idées sans perturber le déroulement de l'appel. Les participants peuvent poser des questions au maître de cérémonie ou partager des liens et des fichiers pour sauvegarder un point qu'ils ont soulevé.

• Par Caylin Harris

• Par Maggie Seaver