Comment stocker et organiser des documents importants à la maison

Même le classeur de documents personnels le plus compliqué et le plus débordant peut être soumis à la soumission - vous avez juste besoin de temps, de patience et d'une solide stratégie de stockage du papier. Que vous soyez fraîchement sorti de l'école et adulte pour la première foisou vivre dans une maison pleine d'enfants, chacun avec son propre jeu de documents personnels importants, vous avez besoin d'un système de stockage de papier à vie qui peut vous aider à tout trier, des réclamations d'assurance à la carte de crédit déclarations. Voici comment rendre la recherche et le classement de documents importants aussi simples que possible à la maison.

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1. Organiser les piles

Commencez par trier vos documents en catégories (ménage, école, animaux de compagnie). Déchiquetez les documents périmés ou inutiles qui contiennent des informations personnelles, comme votre nom, votre adresse, et en particulier la sécurité sociale ou le numéro de carte de crédit. Les documents moins sensibles peuvent simplement être recyclés.

2. Triez facilement

Créez des étiquettes avec des catégories générales répertoriées en premier, suivies de descriptions plus étroites («Medical: Julie» ou «Taxes: 2017»). Utilisez les dossiers Manille avec tous les onglets droit ou gauche — ils sont plus rapides à parcourir que les onglets à positions assorties — et alphabétisez.

3. Taille appropriée

Déterminez l'espace de stockage dont vous avez besoin. Si vous gérez la plupart de vos fichiers numériquement, par exemple, n'utilisez pas un grand classeur. C’est une perte d’espace, et vous pourriez être tenté de le remplir avec des fichiers dont vous n’avez pas besoin ou des éléments qui n’appartiennent pas à un classeur. Au lieu de cela, optez pour une boîte de fichier de bureau.

4. Tenez compte de la fréquence

Les espaces de stockage à l'écart (pensez aux étagères hautes dans les placards moins utilisés) sont des endroits parfaits pour archiver des fichiers comme les déclarations de revenus et les relevés bancaires. Réservez des emplacements faciles d'accès pour les articles dont vous avez besoin plus régulièrement, comme les formulaires scolaires et les recettes.

5. Créer une piste d'atterrissage

Mettre en place une zone de dépôt quotidien dans une zone à fort trafic, comme la cuisine, pour le courrier entrant et les formalités administratives. La désignation d'un seul endroit empêchera les piles de s'accumuler dans toute la maison. Une boîte de réception ou un panier mural permettra d'économiser de l'espace et de rendre évident lorsque les articles débordent et doivent être traités. Filtrez le courrier indésirable et le papier de remplissage avant d'ajouter quoi que ce soit à la zone de dépôt. Traitez les objets qui arrivent ici au moins deux fois par semaine, puis limez-les ou recyclez-les.

6. Gardez-le propre

Faites un grand balayage de vos fichiers régulièrement consultés tous les trois à six mois. Archivez ou déchiquetez les documents qui ne sont plus pertinents. Les déclarations de revenus et les documents relatifs aux réparations domestiques doivent être conservés pendant au moins trois ans.

Bonus: sans papier

L'organisation numérique des documents pose évidemment moins de problèmes d'espace et l'outil de recherche de votre ordinateur peut vous aider à trouver exactement ce que vous recherchez. Suivez les mêmes directives pour les étiquettes numériques que pour les étiquettes physiques. Sauvegardez des fichiers sur un disque dur externe ou utilisez un service de stockage en nuage, comme Google Drive. le Evernote Scannable application (gratuite; iOS) vous aide à convertir rapidement des fichiers papier en fichiers numériques.

Nos Experts

• Anna Bauer,Punaise organisateur à domicile
• Jamie Hord, fondateur de Horderly organisation professionnelle
• Clea Shearer et Joanna Teplin, fondateurs de The Home Edit
• Wendy Silberstein, fondateur de L'organisateur esthétique