Comment gagner du temps pour vous-même, en 3 étapes simples

Donner la priorité au temps de faire les choses par vous-même vous rendra non seulement heureux et vous gardera sain d'esprit, mais vous rendra probablement aussi plus efficace lorsque vous aborderez les aspects les moins amusants de votre emploi du temps et de vos tâches listes. Nous avons parlé à certains experts pour expliquer comment vous pouvez vous frayer un chemin dans le chaos et vous donner du temps dont vous avez bien besoin.

1. Prendre du recul (une seconde)

Découvrez pourquoi vous voulez plus de temps libre. "Vous ne pouvez pas gagner un jeu que vous n'avez pas défini", explique David Allen, expert en productivité et auteur de best-sellers Faire les choses (Penguin Books, 11 $, amazon.com). Vous serez plus motivé à changer si vous avez un objectif spécifique.
Faites une liste de souhaits. Notez toutes les activités que vous désirez faire davantage ― si ce sont des choses qui vous rendent heureux, détendu, sain d'esprit (r) ou les trois. Classez les articles par ordre d'importance pour vous, puis choisissez-en un ou deux sur lesquels vous concentrer. (Une fois que vous maîtrisez ce système, vous pouvez vous occuper du reste.)

Maintenant, notez comment vous vraiment passer votre temps. Si tout cela n'est qu'un flou de préparation-déjeuner-covoiturage-course-comme-fou, gardez un journal détaillé pendant quelques jours. Vous pourriez être surpris par le peu de temps que vous passez à faire les choses que vous aimez le plus. La question clé à se poser est: "Passez-vous votre temps sur les bonnes choses?"

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2. Abandonnez ce que vous pouvez

Considérez ceci: Consacrer plus de temps à ce que vous aimez peut vous aider à en faire plus dans l'ensemble. Neil Fiore, Ph. D., un psychologue à Berkeley, en Californie, explique: «La recherche montre que pour être productif et créatif, vous devez prendre du temps pour les loisirs et la détente. Essayer de les léser nuit à votre motivation et vous amène souvent à tergiverser. »De plus, être un peu égoïste vous empêchera de vous épuiser ou de grincheux. Pour trouver des moyens de gagner du temps, consultez votre liste d'activités en cours et posez-vous quatre questions:
Que puis-je déléguer? OK, alors peut-être que votre enfant de 11 ans ne peut pas charger le lave-vaisselle aussi bien que vous le pouvez. Remettez cette tâche et vous avez 10 minutes à consacrer à quelque chose de plus épanouissant. Le fait que vous enseignez à votre enfant la responsabilité - avec, oui, un roulement oculaire occasionnel - est un bonus. Si vous avez réfléchi à la plupart des tâches ménagères, remettez-en une partie à votre conjoint. Essayez des stratégies similaires au travail: confiez à des employés subalternes des tâches qui étendent leurs capacités plutôt que de faire le travail vous-même.
Que puis-je externaliser? Le ménage est une réponse évidente, mais pensez aussi à des choses comme le tutorat pour vos enfants. Avant de décider que vous ne pouvez pas vous le permettre, examinez attentivement vos dépenses. Il y a de fortes chances qu'il existe un moyen de réaffecter vos ressources. Si vous avez besoin de plus de conviction, calculez ce que vaut votre temps, explique un expert en gestion du temps Tim Ferriss. Pour obtenir votre «taux horaire», coupez les trois derniers zéros de votre salaire annuel, puis divisez par deux ce nombre. Donc, si vous gagnez 60 000 $ par an, votre taux horaire est de 30 $. «S'il vous faut trois heures pour nettoyer la maison chaque semaine, c'est 90 $ de votre temps», dit-il.
Que puis-je faire moins bien (au moins parfois)? Lorsque quelque chose sur lequel vous travaillez est assez bon, arrêtez. C’est une perte de temps de tout faire parfaitement, comme polir le dessous de la rampe. Au lieu de cela, concentrez-vous sur l'accomplissement adéquat des choses importantes.
Quelles distractions puis-je limiter, sinon éliminer?

• Ferme la porte. Sérieusement. Si vous avez du travail à faire, indiquez clairement que vous devez rester seul.
• Au travail, vérifiez votre e-mail seulement deux fois par jour ― à midi et à 16 heures. "J'ai trouvé que ce sont les moments où vous êtes le plus susceptible d'avoir des réponses à vos e-mails précédemment envoyés", explique Ferriss. Et utilisez la fonction de réponse automatique: lorsque vous êtes submergé, envoyez des e-mails à un assistant ou, avec sa permission, à un collègue.
• À la maison, reposez votre téléphone.
• Quant à la télévision, regardez un épisode d'une émission que vous aimez, puis éteignez l'appareil. L'Américain moyen passe 2,4 heures par jour devant le tube, mais cet investissement rapporte peu de récompenses. Des études montrent que regarder la télévision ne rend pas les gens presque aussi heureux que les activités qui les engagent vraiment, comme jouer au tennis, se promener et manger en famille.

3. Replanifier votre horaire

Maintenant que vous avez libéré de précieuses minutes, décidez comment vous voulez dépenser votre énergie.
Établissez un ou deux «non négociables» et travaillez autour de votre emploi du temps. Par exemple, huit heures de sommeil par nuit, deux heures d'exercice par semaine ou une soirée pour le plaisir, suggère Valorie Burton, coach de vie à Annapolis, Maryland, et auteur de Comment suis-je devenu si occupé? ($14; amazon.com).
Créez votre liste de tâches quotidiennes sur une fiche. "La carte vous oblige à vous concentrer sur ce qui est important", explique Ferriss. (Si vous préférez penser en quelques semaines, remplissez cinq fiches.) Notez seulement ce que vous pouvez accomplir de façon réaliste en une journée - trois à cinq éléments. Assurez-vous ensuite qu'au moins un élément du haut de votre liste de souhaits fait partie de votre plan hebdomadaire. Oui, cela signifie écrire en «30 minutes sur le hamac avec mon livre».

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Planifiez d'abord une tâche rapide et sans cervelle. Cela vous permet de rayer quelque chose tout de suite et de commencer la journée en vous sentant accompli.
Planifiez votre tâche la plus lourde en second. Qu'il s'agisse d'une conversation difficile avec un ami ou d'un e-mail fastidieux à un collègue, prévoyez d'en finir avec le prochain.
Défiez la liste. "Parfois, tout ce qu'il faut pour garder votre santé mentale est de laisser tomber une seule chose", explique Burton. Demandez-vous: "Quel élément ici reflète le moins ce qui compte le plus pour moi?"
Réévaluez tous les vendredis. Gina Trapani, rédactrice de Lifehacker.com, un site Web dédié aux astuces technologiques permettant de gagner du temps, est un grand fan de cette approche. Le vendredi après-midi, elle réserve une demi-heure pour passer en revue ce qu'elle a accompli, personnellement et professionnellement, et pour planifier la semaine prochaine. (Même une version de cinq minutes de son rituel peut faire l'affaire.) «Cela m'aide à me souvenir de mes priorités», explique Trapani. Cela lui rappelle également qu’il est impossible de tout faire. "Quand vous êtes réaliste quant à ce que vous pouvez faire en une journée", dit-elle, "vous êtes tellement plus heureuse." Et n'est-ce pas le but?

Des outils pour vous garder sur la bonne voie

Regardons les choses en face: votre nouveau calendrier va être assiégé par tout, des grands projets à la bonne vieille procrastination. Pour vous assurer que vous restez sur la tâche, essayez ces conseils.

• Faites un peu de ce que vous évitez. «Travaillez sur la tâche pendant une courte période de temps, peut-être aussi peu qu'une minute», explique Merlin Mann, créatrice de 43folders.com, un blog de gestion du temps. "Lorsque vous réalisez à quel point l’anxiété a été créée dans votre tête, vous vous donnez la secousse nécessaire pour la suivre."
• Publiez un Post-it anti-procrastination. Ferriss suggère d'écrire: "Inventez-vous des choses à faire pour éviter ce qui est important?" Ensuite, collez-le partout où vous le verrez régulièrement, comme sur votre ordinateur.
• Divisez les projets en morceaux. Le temps optimal à consacrer à une tâche est de 40 à 90 minutes. Après cela, faites une pause pour vous ressourcer. Gardez à l'esprit que le travail augmentera pour combler le temps disponible pour son achèvement. Lorsque vous vous donnez des délais supplémentaires, vous êtes plus susceptible de faire avancer les choses rapidement.
• Prenez le repos au sérieux. Non seulement vous vous sentirez mieux, mais vous serez également plus efficace. «Lorsque les gens sont dispersés, ils perçoivent qu’ils n’ont pas assez de temps», explique Valorie Burton.
• Ne vous inquiétez pas, soyez heureux. Un dernier mot d'encouragement: selon un Real Simple/ GfK Roper bonheur study, 65 pour cent des femmes qui se disent «très heureuses» prennent du temps pour elles-mêmes. (Seulement 39 pour cent des femmes qui sont «quelque peu heureuses» le font.) Alors, qui vient en premier, le moment ou le bonheur? Impossible à dire. Mais les chances sont bonnes que plus vous vous consacrez de temps, plus vous serez heureux.