Les 7 commandements de l'étiquette électronique que tout le monde devrait suivre

«Ne répondez pas à tous sauf si chaque personne sur cette liste de distribution a besoin de savoir ce que vous devez dire», déclare Aimee Symington, PDG de Finesse Worldwide. Elle suggère de revoir les noms sur la liste et de ne répondre qu'à ceux qui ont réellement besoin de votre réponse. Cela peut signifier répondre uniquement à l'expéditeur ou à trois des sept destinataires. Et si votre manager ou collègue souhaite être copié sur quelque chose, respectez sa demande.
Des réponses réfléchies peuvent faire gagner du temps aux autres. "Que ce soit pour des raisons professionnelles ou sociales, les gens vont commencer à être agacés par un flot d'insignifiants des e-mails car ils doivent s'arrêter pour les ouvrir », explique Diane Gottsman, fondatrice de la Protocol School of Texas. Réfléchissez donc à deux fois avant de répondre à tous par «Je ne peux pas y arriver», la prochaine fois que vous serez invité à un brunch.

Une bonne ligne d'objet aide les destinataires à prioriser les e-mails, explique Lizzie Post, co-animatrice du podcast Awesome Etiquette. Quoi que vous fassiez, ne le laissez pas en blanc. Lorsque vous créez une ligne d'objet, rendez-la spécifique et concise, et surveillez votre orthographe et votre grammaire. «C’est la première chose qu’une personne remarque», dit Post.

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Étant donné qu'une ligne d'objet doit refléter le contenu de l'e-mail, les experts recommandent de mettre à jour la ligne d'objet au fil de la conversation. Évitez les lignes d'objet qui pourraient minimiser l'urgence d'un e-mail (pensez: «question rapide» pour problème majeur de travail) ou faire manquer à quelqu'un un message qu'elle pense avoir déjà lu, explique Gottsman. Elle suggère de commencer un nouveau fil de discussion si un e-mail s'est trop éloigné du message d'origine.

Bien que les experts ne s'entendent pas sur un temps de réponse approprié pour les e-mails, ils conviennent que presque chaque e-mail mérite une réponse. Si une simple réponse («Je l'ai, merci» ou «Sonne comme un bon plan») suffit, essayez de répondre dès que vous lisez un e-mail.
Parfois, un e-mail nécessite des informations dont la collecte peut prendre plusieurs jours, mais cela ne signifie pas que vous êtes autorisé à laisser des personnes suspendues. «Faites-leur savoir que vous avez reçu leur e-mail et reviendrez quand vous le pourrez», explique Symington.
Et n'oubliez pas d'utiliser un message de réponse automatique si vous voyagez ou en dehors du bureau, ajoute-t-elle, pour que les autres sachent qu'ils ne devraient pas s'attendre à une réponse.

«Assurez-vous de transmettre les bonnes personnes aux bonnes raisons», explique Post. Avant de transmettre, évaluez la sensibilité du contenu, y compris les pièces jointes, les noms et les coordonnées de toutes les personnes associées au message. Certaines personnes préfèrent que leurs coordonnées restent privées. Si un fil contient trop de points détaillés d'une discussion, lancez un nouvel e-mail.

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Nous y avons tous été. Un virus s'installe et avant que nous le sachions, nous envoyons du spam à Papy avec des liens qui feraient rougir n'importe qui. Si vous recevez ce qui est manifestement un virus, informez la victime qui pourrait ne pas être au courant de ce qui se passe. «Dites simplement:« Je voulais vous faire savoir que cela se produit », explique Symington. "C’est une bonne chose à faire."

Vous vous souciez de faire bonne impression en personne, alors pourquoi ne pas maintenir votre personnage de messagerie au même niveau? «Le courrier électronique est un reflet de vous et doit être écrit comme une lettre plus qu'un texte, tout en gardant à l'esprit la brièveté», explique Symington. Vérifiez votre orthographe, votre grammaire et votre ponctuation. Tout en majuscule indique que vous criez, et tout en minuscule implique que vous êtes paresseux. Trop de polices, de couleurs et de visages souriants peuvent être irritants, ajoute-t-elle.
Soyez amical sans chercher à exagérer l'humour. "Faites preuve de prudence même si vous avez le sens de l'humour", explique Gottsman. Le ton est trop souvent embrouillé dans les e-mails, et vous ne voulez pas paraître non professionnel parce que quelqu'un ne comprend pas votre blague.

C'est une chose si vous prenez un repas décontracté avec un autre significatif (et la date du soir est demain), mais ne vérifiez absolument pas les e-mails lors d'un dîner, explique Post. Quant aux réunions au bureau, cela dépend. Si des collègues apportent des téléphones ou des ordinateurs portables dans les salles de conférence pour accéder aux e-mails pendant les réunions, alors ça va probablement. «Sachez que les cultures d'entreprise auront des politiques différentes en matière de courrier électronique», dit-elle. "Connaissez la nature du courrier électronique à votre travail afin d'être approprié."