10 étapes pour assurer des vacances sans stress

Vous avez besoin de vacances. Votre cerveau a besoin de vacances. La recherche montre que les temps d'arrêt vous rendent plus productif, moins sujet à l'épuisement professionnel et un employé plus heureux et en meilleure santé, explique l'économiste Caroline Webb, auteur de Comment passer une bonne journée ($16; amazon.com). «Les personnes qui prennent des vacances sont plus efficaces à leur retour et plus susceptibles de recevoir des promotions et des augmentations», ajoute-t-elle. Pourtant, 52% des Américains n'utilisent pas tous leurs jours de vacances, selon une étude de la U.S. Travel Association. Les principales raisons invoquées: ils craignent de paraître remplaçables et se sentent mal à l'aise de compter sur leurs collègues. Voici comment éviter ce piège et profiter de votre temps libre.

1. Demandez du temps libre dès que possible.

Le lève-tôt obtient le premier choix de dates. De plus, avoir suffisamment de temps pour planifier votre absence vous permet d'être plus stratégique dans la délégation et l'organisation de votre travail. Une idée pour booster la camaraderie des vacances: choisissez vos journées collectivement. Cela donne aux gestionnaires la possibilité d'encourager les vacances et de se couvrir mutuellement au bureau. «Il ne devrait pas y avoir de grognement lorsque quelqu'un demande à prendre des vacances», explique Laura Vanderkam, auteur de Off the Clock: Sentez-vous moins occupé tout en faisant plus ($15; amazon.com). Demandez: «Comment divisons-nous l'année pour qu'il y ait toujours une couverture? Quelles sont les périodes les plus occupées de l'année? Quand sont les vacances scolaires et les vacances? Qui ne devrait pas être absent du bureau en même temps? "

2. Choisissez votre équipe de sauvegarde.

Avec votre manager, décidez qui devrait vous couvrir pendant votre absence. Désignez une personne-clé et recrutez plusieurs collègues pour assumer diverses tâches. Si vous dirigez le département, voyez cela comme une opportunité de donner aux gens les moyens d'essayer de nouvelles compétences ou de les former à certains aspects de votre travail, explique Vanderkam. C'est également un excellent essai pour quelqu'un que vous envisagez de promouvoir. Appuyez sur ceux qui ont demandé des responsabilités supplémentaires et évitez ceux qui pourraient déjà être submergés par d'autres projets.

3. Partagez votre horaire de vacances.

Un mois à l'avance, informez vos clients, fournisseurs et collègues clés de votre départ. "N'essayez pas de cacher vos vacances", explique Webb. Être clair à ce sujet permet à chacun de faire un plan qui minimise l'incertitude stressante. Envoyez-leur une note avec vos dates de vacances et votre plan de couverture et demandez: «Que devons-nous faire avant cela? Que pouvons-nous pousser jusqu'à mon retour? "

4. Priorisez vos tâches.

Automatisez ce que vous pouvez. Vous pouvez planifier des articles de blog, des newsletters clients et même des e-mails. Faites ensuite une liste de ce que vous devez accomplir avant de partir. Kate Northrup, auteur de Faire moins ($17; amazon.com), suggère de se poser trois questions. Premièrement: cela doit-il être fait du tout? Cela peut vous aider à réaliser ce qui est vraiment essentiel, dit-elle. Deuxièmement: cela doit-il être fait par moi? Si la réponse est non, à qui pouvez-vous demander de le faire? «Nous avons tendance à surestimer le temps dont nous disposons et à sous-estimer les autres joueurs de notre vie», explique Northrup. Troisièmement: est-ce que cela doit être fait maintenant ou peut-il attendre que je sois de retour? Ignorez ou déléguez tout ce qui ne suffit pas et dites à votre patron et à votre équipe les tâches que vous terminerez avant de partir.

5. Préparez vos sauvegardes.

Une semaine avant vos vacances, passez en revue avec votre équipe de sauvegarde une liste détaillée des grands projets et des tâches quotidiennes qui nécessiteront une saisie ou une exécution. Stockez tous les fichiers nécessaires dans un emplacement central et accessible, comme Google Drive ou Dropbox, explique Laurie Palau, coach organisationnelle et auteur de Hot Mess: Un guide pratique pour s'organiser ($15; amazon.com). Montrez à vos sauvegardes les cordes - amenez-les à des réunions importantes et présentez-les aux clients ou collègues avec lesquels ils travailleront en votre nom.

6. Rédigez un message d'absence.

Ne sautez pas cette tâche. Gardez votre réponse automatique courte et précise: mentionnez les jours où vous serez absent et la personne à envoyer un e-mail avec vos questions. (Vous n'avez pas besoin d'être intelligent. "Je n'ai pas besoin de savoir que vous" prenez enfin des vacances indispensables "", explique Vanderkam.) S'il y a des questions, vous êtes constamment demandé par e-mail - par exemple, "Comment puis-je demander une subvention?" - inclure des liens vers des pages Web avec des réponses ou créer une FAQ document. Tout ce que vous pouvez faire pour éviter un nombre excessif d'e-mails rendra la transition plus fluide plus tard.

7. Créez des règles pour travailler pendant vos vacances.

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à débrancher complètement, ce n'est pas toujours réaliste. Votre objectif est peut-être d'être présent avec vos compagnons de voyage tout en étant accessible pour de courtes fenêtres. Qu'est-ce qui fonctionnera le mieux pour vos vacances? Si vos adolescents dorment, vous pouvez consulter vos e-mails tous les matins pendant 30 minutes. Si vous êtes en voyage, vous pouvez recevoir des appels pendant une longue période de conduite. Avant de partir, déterminez avec votre équipe comment et quand vous vous enregistrerez et sur quoi vous souhaitez être informé. Soyez aussi précis que possible: que doivent-ils faire en cas de problème? Quand devraient-ils toucher la base? «Si vous définissez des limites claires, les gens s'organiseront autour d'eux», explique Northrup. Respectez vos règles: lorsque cette fenêtre de temps est écoulée, arrêtez de travailler. "Cela empêchera votre famille ou vos compagnons de voyage d'être mécontents et votre équipe de se sentir comme si vous faisiez de la microgestion des vacances", a déclaré Vanderkam.

8. Emportez un cahier.

Lorsque votre cerveau prend une pause dans le travail et la prise de décision constante, il traite et consolide toutes les informations dont vous disposez reçu et commence à établir des liens, dit Webb: «Lorsque vous« dormez »sur quelque chose, vous vous sentez plus calme et plus capable de problème. Multipliez cela par cinq jours et vous pourrez voir comment vous reviendrez avec une nouvelle approche et une nouvelle motivation. "Vous êtes susceptible d'acquérir des connaissances ou de découvrir des idées précieuses pendant votre absence. Ayez un cahier ou un journal avec vous pour capturer vos pensées afin de pouvoir vous y référer à votre retour.

9. Construisez dans un tampon.

Si vous avez le contrôle sur votre calendrier, évitez de planifier un bloc de réunions le premier jour. Et bien que votre boîte de réception vous fasse signe, n'essayez pas de rattraper votre retard sur le courrier électronique immédiatement. "Il est plus efficace de parler à tous ceux avec qui vous travaillez, en personne ou au téléphone, et de leur demander:" Qu'est-ce que j'ai raté? Qu'est-ce qui a besoin de mon attention en premier? », Explique Vanderkam. Si quelqu'un vous a envoyé un courriel urgent, il y a de fortes chances qu'il vous contacte.

10. Apprivoisez l'avalanche d'emails.

Une fois réinstallé, accédez à votre boîte de réception. Triez vos e-mails afin de lire d'abord ceux des expéditeurs VIP: votre patron, un client de premier plan, etc. Triez ensuite par date de réception. Faites une passe rapide pour les e-mails qui nécessitent une réponse afin d'avoir une liste de tâches claire; archivez tous ceux sur lesquels vous avez été connecté. Ensuite, supprimez par lots les promotions, les newsletters et le courrier indésirable (le tri par expéditeur accélère ce processus). Et enfin, détendez-vous. Répondre à un e-mail demain plutôt qu'aujourd'hui mettra-t-il en danger votre carrière? «Nous créons beaucoup de drame et d’anxiété à propos des tâches non contrôlées ou des e-mails non lus», explique Northrup, «mais vous devez vous familiariser avec le fait qu'il n'y aura jamais un jour dans le futur quand vous arriverez à chaque article. »Allez-y lentement, épinglez un souvenir et savourez la lueur de vos vacances.