Comment déléguer efficacement

Déterminer quoi déléguer

Concentrez-vous sur les tâches qui vous aideront dans votre carrière. Tout d'abord, prenez 15 minutes pour rédiger une liste de tâches exhaustive. «Cela vous permet de vider votre esprit et de vous concentrer sur l'action», explique Tiffany Dufu, auteur de Lâchez la balle: faire plus en faisant moins. Évaluez chaque tâche par rapport à la situation dans son ensemble: qu'est-ce qui stimulera vraiment la réussite d'un projet ou vous aidera à obtenir une promotion? «Faites passer votre vision de« Que doit-il se passer aujourd'hui? »À« Qu'est-ce que j'essaie de réaliser? », Conseille Dufu.

Planifiez votre temps. Il n'y a que 24 heures par jour et vous devez dormir. En voyant votre liste complète de choses à faire, vous vous demanderez: «Quand vais-je vraiment faire tout cela?», A déclaré Mary Jane Nirdlinger, directrice municipale adjointe de Chapel Hill, en Caroline du Nord. Répondez à cette question en utilisant votre calendrier pour planifier et planifier vos tâches - en tenant compte à temps de la préparation du cerveau, de manger et de vérifier les e-mails - tout comme vous le feriez pour une réunion, dit-elle. Remplissez également ces blocs de temps. «Nous avons tendance à sous-estimer le temps qu'il faut pour faire avancer les choses», explique Dufu. Vous vous rendrez rapidement compte que vous ne pouvez pas en faire autant. "Et si quelque chose est toujours une priorité, vous devrez trouver quelqu'un d'autre pour le faire", explique Nirdlinger.

Priorisez les tâches que vous seul pouvez effectuer. Ce ne sont pas des choses que vous pouvez nécessairement faire mieux; ce sont des choses que vous seul avez les compétences, le réseau ou le sens politique nécessaires pour gérer, dit Dufu. «Vous êtes peut-être le seul à pouvoir prononcer le discours, mais vous pouvez demander de l'aide pour préparer vos diapositives de présentation», dit-elle. Gardez tout ce qui nécessite votre point de vue distinct. «Je ne déléguerais jamais rien qui exige une véritable authenticité, comme ma voix dans mon écriture ou contrôle sur mon menu », explique Vivian Howard, un chef à Kinston, en Caroline du Nord, et l'auteur de la livre de recettes Deep Run Roots. Évitez de déléguer des tâches que vous aimez vraiment faire, aussi banales soient-elles. «Celles-ci contribuent à votre bonheur professionnel global», explique Nirdlinger. Peut-être que vous aimez réserver vos propres vols de voyage d'affaires (et êtes très pointilleux sur les escales).

Attribuer efficacement

Découvrez la superpuissance de chacun. Prenez le temps de mieux connaître vos coéquipiers et leurs compétences uniques. «Chaque infirmière a un trait particulier, qu'il s'agisse de démystifier le jargon médical pour les patients ou d'être le meilleur prélèvement sanguin», explique l'ancienne infirmière psychiatrique Elizabeth Scala, auteure de Arrêtez l'épuisement de l'infirmière. Une fois que vous avez trouvé votre gourou PowerPoint ou votre professionnel des appels à froid, il est plus facile de confier à la personne cette tâche de signature.

Identifier les opportunités de croissance. Donnez à chacun la chance de briller. «La délégation ne concerne pas que vous. Il s'agit de donner aux gens les moyens de grandir et d'essayer quelque chose de nouveau », explique Nirdlinger. "Si vous ne pouvez pas arrêter d'être occupé assez longtemps pour déléguer, vous retenez votre équipe." Demandez-vous, "Qui pourrait vraiment bénéficier de cette expérience ou de ce défi?", Explique Laura Vanderkam, auteur de Je sais comment elle le fait. S'il y a quelqu'un qui apprendrait de son exposition à un nouveau service, envoyez-la à une réunion à votre place.

Demandez des volontaires. "Parfois, nous sommes tellement embourbés dans notre activité que nous ne reculons pas et ne voyons pas qui est là pour nous aider", explique Nirdlinger. Elle recommande de dire à votre équipe: «Je me sens dépassée. Y a-t-il quelque chose que vous remarquez que je fais et que vous pensez pouvoir aider? »Les gens aiment être utiles, dit Nirdlinger:« Cela les fait se sentir valorisés. coordonnatrice des bénévoles pour Habitat pour l'humanité à Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar sollicite des commentaires et demande aux bénévoles quelle tâche ils aimeraient entreprendre sur. "Nous voulons nous assurer qu'ils sont à l'aise tout en les poussant à augmenter leur niveau de confort", dit-elle.

Déléguez dans toutes les directions, y compris vers le haut. Parfois, un pair est la meilleure personne pour le travail à accomplir; Parfois, une tâche qui vous prendrait des heures peut être effectuée par un gestionnaire en un seul appel. Dites à la personne que son expertise ou son implication mènera à la victoire d'une entreprise. «Soyez conscient de votre langue», explique Lindsey Pollak, auteur de Devenir le patron. Utilisez le mot «soutien», «assistance» ou «orientation» au lieu de «déléguer». À un pair, Dufu suggère de dire: «Je pourrais vraiment utiliser votre soutien pour résoudre ce problème. Pouvez-vous assister à ces trois réunions à ma place et donner votre perspicacité? »À un gestionnaire, dites:« Votre prise sur ces deux choses va supprimer quelques énormes barrières pour le projet. "Vous ne bougez pas trop loin de votre assiette; vous exprimez ce qui doit être fait pour sortir cette mission du stade de baseball.

Communiquer la tâche

Établissez des attentes claires. La clarté est vitale lorsque vous déléguez une tâche. «Expliquez exactement ce dont vous avez besoin et acceptez la sortie», explique Stacy Brown-Philpot, PDG de TaskRabbit. Soyez précis («ASAP» signifie-t-il demain ou 17 heures aujourd'hui?) Et ne présumez pas que quelqu'un va faire la tâche comme vous le feriez naturellement. «Différentes générations utilisent différents outils», explique Pollak. Si vous voulez que quelqu'un écrive à la main une note de remerciement plutôt que d'envoyer un e-mail, dites-le précisément.

Montrez, ne dites pas. Démontrez à quoi ressemble le succès. «Écouter un appel de vente et entendre exactement ce que vous dites et comment vous réagissez est généralement une meilleure formation que n'importe quel script», explique Pollak. Ou donnez à votre collègue cinq exemples de ce à quoi ressemble l'excellence et des exemples de ce qu'il ne faut pas faire. Après que cette personne vous ait suivi pendant un certain temps, dit Scala, soyez à venir et demandez: «Vous sentez-vous à l'aise maintenant de le faire vous-même?»

Annoncez les avantages de chaque tâche. Soyons honnêtes: peu de gens sont ravis à l'idée de réserver une salle de conférence ou d'organiser une salle d'approvisionnement. Même si votre demande n'est pas sexy, exprimez-la avec enthousiasme. «Les gens ont faim d'apprendre et sont impatients d'aider lorsque la demande se présente comme une opportunité», explique Dufu. Par exemple, si vous avez besoin que quelqu'un prenne des notes lors d'une réunion de l'exécutif, dites: «Cette réunion est une chance pour vous d'avoir une fenêtre sur la politique de cette entreprise. J'adorerais que vous assistiez et preniez des notes. »Howard ajoute un rappel:« Etre délégué n'est pas être dictateur. Soyez gentil avec ça. "

Évaluez si cela fonctionne

Décidez comment vous allez vous enregistrer. Une fois la propriété transférée, déterminez comment vous obtiendrez les mises à jour. «Créez quelque chose qui fonctionne avec vos deux personnalités», explique Nirdlinger. Créez une chronologie et soyez précis sur ce que vous attendez à chaque point de contrôle, explique Brown-Philpot.

Dépannez ensemble. Si la délégation ne se passe pas bien, soyez franc sur ce qui ne fonctionne pas. Posez une série de questions honnêtes: «Aviez-vous toutes les informations dont vous aviez besoin?» «Avez-vous besoin d'une formation?» «Est-ce quelque chose vous vous sentez à l'aise? »Participez à la solution pour faire passer la conversation de défensive à tactique, dit Nirdlinger.

Roulez avec. De temps en temps, vous n'avez qu'à faire des compromis. «Parfois, je n'arrive pas à articuler ma vision d'une manière compréhensible», explique Howard. "Il faut être ouvert à la façon de faire des autres et faire des ajustements en cours de route." Même si la tâche n'a pas été parfaitement accomplie, si cela vous a donné le temps de vous concentrer sur un autre projet important ou de partir assez tôt pour aller au gymnase ou rentrer chez les enfants, c'est définitivement gagner.