Comment organiser une réunion de travail productive et efficace

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Les réunions peuvent parfois sembler une perte inutile de temps précieux sur le bureau. Oui, rétrospectivement, de nombreuses réunions semblent Probablement aurait pu être remplacé par un e-mail, mais pas toujours. Se réunir face à face peut souvent être la meilleure option de communication au travail - cela dépend simplement des circonstances. Par exemple, avez-vous de la difficulté à communiquer vos pensées, vos idées ou vos commentaires à un groupe en moins de quelques paragraphes? Plusieurs ministères sont-ils impliqués? Cherchez-vous des commentaires ou un remue-méninges plus ouvert? Choisissez de vous rencontrer. Et quand vous le faites, assurez-vous de profiter au maximum du temps que vous avez avec le groupe. Voici comment créer l'ambiance, faire bouger les choses, bien choisir le moment et prononcer un mot dans les règles de l'art lors d'une réunion de travail.

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1. Le timing est tout.

La fatigue de la décision survient généralement au fur et à mesure que la journée avance, explique Melody Wilding, travailleuse sociale agréée et coach de carrière. Pour cette raison, planifiez un rapport de statistiques, de logistique ou d'autres réunions de noix pour la fin de la matinée (après le café!), Lorsque les gens ont tendance à être plus nets et plus concentrés. Les après-midis (après le déjeuner), en revanche, lorsque les gens sont naturellement fatigués (les rythmes circadiens humains ont tendance à plonger naturellement vers 15 heures) sont mieux réservés pour un brainstorming ou une réunion fluide. En réalité, selon une étude de l'Albion College, vous êtes en fait plus créatif lorsque vous êtes fatigué.

2. Faites bouger les choses (tout en étant entendu).

L'étiquette de la réunion devrait être assez intuitive, mais il y a quelques directives sûres à suivre pour une communication optimale. Pour éviter d'interrompre un collègue et de rompre le déroulement de la réunion, attendez un instant que quelqu'un parle pour vous assurer qu'il a terminé. N'hésitez pas à vous lancer. Vous avez du mal à saisir un mot? Essayez de «mettre en signet» en levant légèrement la main, comme si vous signaliez un serveur; cela dit à tout le monde que vous êtes le prochain, explique Vanessa Van Edwards, auteur de Captivate: la science de la réussite avec les gens ($12; amazon.com).

3. Donnez le ton de la collaboration et de la productivité.

L'utilisation d'un langage inclusif, comme «nous» au lieu de «vous» ou «je», contribue à favoriser un sentiment d'unité, en particulier dans des environnements tendus, explique Van Edwards. L'endroit où vous vous rencontrez et la façon dont l'espace est aménagé affectent également l'atmosphère: recherche de deux écoles de commerce canadiennes a constaté que s'asseoir à une table de conférence ronde encourage la collaboration, tandis qu'une table carrée peut déclencher compétition.

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