Conseils de gestion des e-mails d'un pro de la productivité

Nous comptons tous sur le courrier électronique pour la correspondance instantanée - et l'assurance que notre package Amazon est en fait en route - mais il est sûr de dire que la vue d'une boîte de réception encombrée est un stress immédiat. La vérification régulière de votre courrier électronique est une tâche quotidienne impossible à éviter, et quelle que soit la diligence avec laquelle vous appuyez sur "Répondre à tous", il est plus facile à dire qu'à faire de maintenir une boîte de réception bien rangée.

EN RELATION:Comment rédiger des e-mails qui reçoivent réellement une réponse

Afin de mieux gérer nos boîtes de réception indisciplinées, nous avons demandé expert en productivité et fondateur d'Inkwell Press, Tonya Dalton, pour partager ses meilleurs e-mails de gain de temps qui nous rapprocheront d'autant plus d'Inbox Zero.

1. Vérifier le courrier pendant seulement 15 minutes à la fois

Selon Dalton, vous pouvez maximisez votre productivité en consultant vos e-mails en courtes rafales de 15 minutes. «Vous seriez surpris du nombre d'e-mails que vous pouvez lire et répondre en peu de temps lorsque vous consultez votre boîte de réception par lots», dit-elle. "La clé est de régler une minuterie, afin que vous sachiez quand vos 15 minutes sont écoulées et quand il est temps de passer à un autre travail."

2. Se désabonner sans pitié

La suppression individuelle des bulletins d'information et des notifications de vente non pertinents peut donner l'illusion de productivité, mais en parcourant le même courrier indésirable semaine après semaine ne fait qu'augmenter votre courrier électronique inefficacité. "Selon la loi, toutes les newsletters doivent inclure un lien de désabonnement", explique Dalton. "Prenez le temps de cliquer sur ce lien et de soumettre votre demande de désinscription. C'est un investissement de 10 secondes qui portera ses fruits sous la forme d'une boîte de réception plus propre. "Dalton note également qu'une application ou un service de désabonnement par e-mail n'est pas nécessaire pour débarrassez votre boîte de réception de l'encombrement. "Beaucoup de ces programmes finissent par vendre votre adresse e-mail à d'autres entreprises pour les maintenir en activité", ajoute-t-elle.

3. Touchez les e-mails une seule fois

Dalton suggère d'agir dès que vous ouvrez un message en considérant les 5 D: faire, déléguer, supprimer, différer et désigner. «Faites rapidement les e-mails qui nécessitent moins de deux minutes d'action et déléguez ceux qui nécessitent une action de la part de quelqu'un d'autre», dit-elle. Désabonnez-vous immédiatement des messages qui ne nécessitent aucune action et supprimez-les, et différez les notifications qui nécessitent plus de deux minutes d'action. Enfin, archivez les e-mails contenant des informations pertinentes dans un dossier séparé afin de pouvoir les localiser plus facilement à l'avenir.

4. Rédiger une réponse en conserve

Si vous recevez plusieurs messages contenant des demandes similaires, Dalton conseille d'écrire une réponse standard par défaut que vous pouvez ajuster et modifier légèrement avec chaque réponse par e-mail. "Enregistrez la réponse par défaut sous l'une de vos signatures de courrier électronique afin de pouvoir facilement remplir automatiquement le corps de vos courriels", dit-elle.

5. Créer un compte alias pour trier le courrier

De nombreuses plates-formes de messagerie (Gmail incluses) vous permettent de créer des comptes d'alias qui alimentent tous dans une seule boîte de réception. «J'ai configuré mes comptes d'alias pour les alimenter dans un seul dossier», explique Dalton à propos de la tactique qu'elle utilise pour organiser les factures et autres documents financiers critiques. "Je ne traite aucun de ces e-mails avant vendredi matin, quand je consacre du temps à m'asseoir et à trier toutes mes finances."