5 conseils de gestion des e-mails

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Étape 1: créer des dossiers

Lorsque vous utilisez votre boîte de réception comme stockage par défaut, il devient rapidement un tiroir poubelle numérique, ce qui rend difficile de trouver ce dont vous avez besoin, explique Peggy Duncan, experte en productivité personnelle à Atlanta. Vous savez que vous pouvez trier manuellement les messages dans des dossiers, mais saviez-vous que vous pouvez configurer des filtres qui acheminent automatiquement les messages vers leurs répertoires? Par exemple, les notifications de Facebook peuvent aller directement dans un dossier de médias sociaux. (Gmail le fait automatiquement, mais vous pouvez configurer un système similaire avec d'autres services de messagerie.) Une fois tous les e-mails d'un type, comme les newsletters, sont regroupés dans leur propre dossier, vous pouvez les supprimer avec un Cliquez sur. Le nombre de dossiers avec lesquels vous travaillez et la façon dont vous les nommez devraient dépendre de vos besoins.

Étape 2: ne visez que 20 articles dans votre boîte de réception

Oui, vraiment. Vingt e-mails signifie que vous pouvez voir l'intégralité de votre boîte de réception sans défilement. Dès que vous traitez un message, archivez-le ou supprimez-le. Seuls les messages de la semaine dernière auxquels vous n'avez pas encore répondu appartiennent à votre boîte de réception.

Étape 3: respectez un calendrier

La lecture des e-mails nuit à la productivité. Pour les professions où une communication constante est cruciale, l'établissement d'un calendrier peut ne pas être réaliste. Mais si vous examinez votre travail longuement et sérieusement, vous constaterez peut-être qu'il est possible de désigner un temps de lecture toutes les 60 ou 90 minutes. Définissez des alertes sur votre calendrier jusqu'à ce que vous soyez dans une routine. «Si quelqu'un a besoin de vous joindre, il appellera», explique Marsha Egan, l'auteur de Inbox Detox et l'habitude de l'excellence du courrier électronique ($20, amazon.com). Si vous écrivez des e-mails sur votre téléphone, marquez ceux que vous devez suivre comme non lus afin de ne pas oublier de répondre plus tard.

Étape 4: Organisez-vous avant de lire

Au début de chaque session d'e-mail planifiée, triez par expéditeur pour repérer les messages des VIP (le patron, l'enseignant de votre enfant), puis scannez les lignes d'objet et supprimez les indésirables indésirables.

Étape 5: Répondre stratégiquement

Pouvez-vous réécrire en deux minutes ou moins? Faites-le immédiatement, dit Egan. Si un e-mail nécessite plus de temps, signalez-le afin qu'il puisse être traité au cours d'une fenêtre planifiée plus tard dans la journée ou le lendemain matin. Avez-vous peur qu'une longue réponse conduise à une longue chaîne de courriels? Il est temps de décrocher le téléphone.

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Gmail: Annuler l'envoi
Vous ne vouliez pas toucher Envoyer? Vous avez 30 secondes pour récupérer cet e-mail. Alors allez-y!

Comment: Allez dans Paramètres, puis Travaux pratiques, puis cliquez sur Activer sous Annuler l'envoi. Ouf!
Yahoo: Adresses jetables
Si vous détestez donner votre adresse e-mail à des sites Web aléatoires, créez une autre adresse qui achemine les messages vers votre véritable boîte de réception. Si l'adresse de rechange est spammée, vous pouvez simplement la supprimer.

Comment: Accédez à la roue dentée dans le coin droit et cliquez sur Paramètres, puis sur Sécurité, puis sur Adresses jetables.
Outlook.com: balayage
Cette fonctionnalité vous permet de jeter tous les messages dans votre boîte de réception d'un expéditeur (par exemple, votre ex ou Groupon).

Comment: Ouvrez l'un des e-mails de l'expéditeur, cliquez sur Balayer en haut de l'écran, puis appuyez sur Supprimer tout de.