Gérer votre e-mail

La maintenance des e-mails est souvent un scénario damné si vous le faites damné si vous ne le faites pas. Soit vous perdez la moitié de la journée à essayer de contrôler le déluge en répondant à chaque message, soit vous ignorez votre boîte intérieure jusqu'à ce qu'elle gonfle comme une décharge municipale. Les techniques de tri et de réponse sont les clés pour rester en tête.

• Utilisez la fonction d'aperçu de votre programme de messagerie, s'il en a un. Cela vous permettra de jeter un coup d'œil aux premières lignes d'un message via une fenêtre distincte, vous n'aurez donc pas à ouvrir un e-mail pour le lire et vous pourrez supprimer les messages indésirables instantanément. Cela réduit vos chances d'ouvrir un message avec un virus attaché.
  
• Utilisez le dossier des brouillons de votre programme de messagerie, un bac de rétention temporaire pour les messages. "Si je sais que je dois répondre à un e-mail mais que je n'ai pas le temps ni l'envie de le faire correctement, je clique généralement sur Répondre ou Répondre à tous, puis je l'enregistre dans mon dossier brouillons ", propose Walter S. Mossberg, le
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  Le journal Wall Street's chroniqueur en technologie personnelle. "Ensuite, je consacre un bloc de temps à travailler à travers les brouillons, à composer les réponses et à les envoyer." Il est sage de réserver une heure spécifique chaque jour pour cette tâche.
  
• Configurer des dossiers dans votre programme de messagerie. Cela aidera à organiser le désordre visuellement et logiquement. À partir de votre boîte de réception, créez des dossiers pour des projets (club de lecture, rénovation de cuisine, voyage de camping) ou pour des personnes avec lesquelles vous correspondez régulièrement (frères et sœurs, amis, collègues). Déplacez le courrier que vous souhaitez conserver dans les dossiers appropriés pour enregistrer votre correspondance continue. Les informations importantes ne seront pas perdues au milieu de l'encombrement ou ne seront pas supprimées automatiquement par votre programme.
  
• Corbeille pendant que vous lisez― Publicités, bavardages, avis que vous avez lus. Mais ne surchargez pas: le courrier électronique peut être un excellent dispositif d'archivage. «Je considère le courrier électronique comme une base de données précieuse, au fil du temps, des personnes et des problèmes et des dates», explique Mossberg. Par exemple, si un copain de lycée vous a envoyé un e-mail le numéro de téléphone d'un vieil ami il y a un an et que vous avez oublié de le noter, vous pouvez le trouver facilement si vous avez enregistré le message. Ou vous voudrez peut-être entrer en contact avec ce chasseur de têtes qui vous a renvoyé une sonde lorsque vous avez aimé votre travail. Assurez-vous simplement de conserver les e-mails importants dans des dossiers sur votre disque dur.
  
• Consolidez tous vos e-mails dans une seule boîte de réception. De nombreuses personnes utilisent plusieurs services de messagerie: le compte professionnel, celui à domicile, un autre utilisé uniquement pour effectuer des achats. Si vous voyagez beaucoup ou avez besoin de voir tous vos comptes en même temps, vous le pouvez. La plupart des programmes de messagerie vous permettent d'envoyer et de recevoir des messages de tous vos comptes. Consultez la section d'aide de votre courrier pour savoir comment configurer cela.