Manuel d'étiquette technique

Jodi R. R. Smith, auteur deDe Clueless à Class Act: les manières de la femme moderne($10,amazon.com): Si vous avez plus d'une conversation de deux minutes, alors, oui, les deux écouteurs doivent sortir, que vous éteigniez l'appareil ou non. Et cela vaut aussi pour votre oreillette Bluetooth.
Joni Blecher, directeur éditorial deLetsTalk.com: Oui. Les gens veulent savoir que la personne à qui ils parlent leur prête vraiment attention.
Sue Fox, fondatrice et présidente deEtiquetteSurvival.com: N'oubliez pas que l'étiquette consiste à rendre l'autre plus à l'aise. Dans quelle mesure votre ami pourrait-il essayer de vous parler lorsque vous avez quelque chose dans les oreilles?

Est-il impoli de vérifier votre PDA chez un ami?

Blecher: Un petit peu. Mais si vous arrivez chez une amie et expliquez que vous devez vérifier quelques e-mails avant votre visite afin de lui accorder toute votre attention, elle comprendra probablement.

Forgeron: Cela dépend de la façon dont vous l'utilisez. Si vous vérifiez quelque chose de pertinent pour votre visite, alors non. Si vous vous retrouvez à lire d'autres e-mails, vous enverrez le message que vous vous ennuyez.
Will Schwalbe, co-auteur deEnvoyer: Pourquoi les gens écrivent-ils si mal et comment le faire mieux($14,amazon.com): Considérez votre PDA comme un jeu de mots croisés. Partout où il est acceptable de travailler sur un jeu de mots croisés, il est OK de vérifier votre PDA.

À quelle vitesse devez-vous répondre à un e-mail? Les normes sont-elles différentes pour les e-mails professionnels et les e-mails personnels?

Schwalbe: Tout est question de cohérence. Si vous allez dévier de ce que vous faites habituellement, utilisez votre assistant ou paramètre de réponse automatique pour faire savoir aux gens pourquoi ils pourraient ne pas avoir de vos nouvelles aussi rapidement que ils sont habitués. Vous ne voulez pas qu’ils pensent qu’ils vous ont insulté d’une manière ou d’une autre ou que vous les ignorez.
Judith Kallos, superviseNetManners.com: Ne pas répondre rapidement - en quelques heures et certainement à la fin de la journée - à tout e-mail pourrait donner l'impression à l'autre partie qu'elle est oubliée. Il est particulièrement important de répondre rapidement aux e-mails professionnels, car ils sont professionnels et courtois.
Anna Post, experte en étiquette technologique à l'Emily Post Institute: Plus tôt vous pourrez répondre correctement, mieux ce sera. Ne laissez jamais quelqu'un pendre.

Pier M. Forni, auteur deLa solution de civilité: que faire lorsque les gens sont impolis($9.50,amazon.com): À moins que la personne n'ait demandé quelque chose de spécifique ou que vous sentiez une teinte d'urgence, il n'y a rien d'incivile à répondre avec un message texte «Pouvons-nous parler plus tard?».
Schwalbe: Réfléchissez à la meilleure façon de réagir. Si quelqu'un vous a appelé pour obtenir un itinéraire, par exemple, répondez par e-mail afin de pouvoir envoyer une carte.
Blecher: Si vous envoyez un SMS à quelqu'un parce que vous ne voulez pas parler et que la personne rappelle, ne répondez pas. Si vous répondez, l'autre personne ressentira immédiatement votre mauvaise humeur et pourrait être offensée. Il vous suffit de renvoyer par SMS que vous ne pouvez pas parler maintenant, mais que vous appellerez plus tard. Votre ami vous en remerciera.

Est-ce que l'utilisation de BCC (copie carbone invisible) sur un e-mail est sournoise?

Schwalbe: Oui, et c'est dangereux aussi, car votre BCC peut être exposé si le destinataire aveugle frappe Répondre à tous ou transfère l'e-mail à quelqu'un d'autre. Pour vous protéger de cela, envoyez le message séparément avec une explication.
Kallos: Il n'est pas approprié de l'utiliser pour faire mal paraître quelqu'un ou lui donner un e-tattle. BCC est mieux utilisé pour protéger les adresses e-mail de vos contacts contre toute exposition à des étrangers.
Forgeron: BCC peut être sournois mais aussi utile. Si vous pensez qu'une discussion par e-mail que vous avez eue pourrait se transformer en un problème plus vaste, vous pouvez BCC votre patron pour lui faire prendre conscience de la situation. Ne l'inondez pas avec des copies de chaque e-mail que vous envoyez.

Est-il acceptable de parler sur votre téléphone portable lorsque vous commandez de la nourriture, vous vous coiffez, faites des opérations bancaires, etc.?

Blecher: Il est impoli de parler au téléphone lorsque vous interagissez avec les autres, peu importe qui ils sont.
Publier: Et n'oubliez pas les gens qui vous entourent - ils entendront votre conversation.
Forgeron: Vous devez traiter tout le monde avec une décence et un respect communs. Alors ne le faites à personne.

Comment mettre fin à un échange d'e-mails qui prend du temps?

Schwalbe: Lorsque les pings d'avant en arrière sont allés à un seul mot, cela signifie que la conversation est terminée. Si vous recevez trop d'e-mails, cela peut signifier que vous en envoyez trop.
Forgeron: Si c'est une bonne amie, dites-lui que ça a été un bon bavardage, mais vous devez y aller. Si c'est une cliente qui est une amie, dites-lui que vous devez retourner au travail, mais que vous aimeriez la rattraper la prochaine fois.
Forni: Rappelez-vous d'abord que votre temps n'est que le vôtre. Dites ensuite, par exemple, "Linda, j'aimerais discuter, mais j'ai des réunions consécutives aujourd'hui et je dois me mettre au travail."

Schwalbe: Si vous pouvez féliciter quelqu'un pour une récompense ou une promotion, cela montre que vous avez fait vos devoirs. Mais faire apparaître des informations personnelles pourrait être un harcèlement. Avec les rencontres, je pense que les gens s'attendent à ce que vous les consultiez sur Google avant une première date.
Forgeron: Trouver quelque chose sur cette personne qui aurait été imprimé récemment dans le journal paper un nouveau client, disons ― est OK à mentionner. Rien de plus, comme où elle est allée au lycée, devient effrayant.
Renard: Demandez-vous ce que vous sentiriez à l'aise avec quelqu'un qui vous connaît. Les bonnes nouvelles, comme un mariage, sont généralement OK, mais assurez-vous que les informations sont à jour ― au cours des six derniers mois ― et pertinentes pour la conversation. Et si vous avez vraiment dû creuser pour obtenir les informations, vous ne voudrez peut-être pas le mentionner.

Les émoticônes sont-elles appropriées pour être utilisées dans les e-mails de bureau?

Kallos: Oui, lorsqu'il est utilisé avec parcimonie et discrétion. Je les utilise parfois pour adoucir le coup avec mes collègues lorsque je fais une suggestion ou une correction forte et que les choses doivent être éclaircies.
Schwalbe: Je les aime. Ils sont un moyen rapide et facile d'ajouter un ton amical, mais rappelez-vous qu'ils ne prendront pas la barbe d'une insulte. Dans les affaires, cependant, utilisez-les uniquement avec des personnes que vous connaissez bien et jamais dans une première ouverture.
Forgeron: Si l'autre personne les utilise, allez-y. À moins que vous ne connaissiez bien la personne, il vaut mieux ne pas être le premier.

Est-il OK d'omettre une salutation et une fermeture dans un e-mail professionnel?

Kallos: Non, vous serez considéré comme brutal et même grossier. Vous n'appelez pas quelqu'un au téléphone, commencez à parler et raccrochez sans dire au revoir.
Schwalbe: Ils peuvent être supprimés après un premier e-mail si vous faites des allers-retours avec des messages courts.
Forgeron: Les e-mails professionnels sont souvent imprimés et distribués à des personnes qui ne vous connaissent pas et ne savent pas ce que vous faites, vous devez donc inclure votre nom complet, votre titre, votre entreprise et vos coordonnées dans votre Signature.

Vous avez accidentellement transmis un e-mail à un ami dans lequel vous (faites défiler vers le bas) avez mal parlé de son partenaire. Que faire?

Forgeron: Le courrier électronique est semé d'embûches. Appelez-la immédiatement, dites-lui que vous avez envoyé un e-mail que vous n'auriez pas dû envoyer et demandez pardon.
Kallos: Vous devez l'appeler pour lui dire à quel point vous êtes désolé. Ce ne sera pas facile, mais décrocher le téléphone est la bonne chose à faire. Et n'oubliez pas que bien utiliser la technologie est dans les détails. Avant d'appuyer sur Envoyer, jetez un deuxième coup d'œil à ce que vous envoyez à qui.
Publier: Essayer de justifier ou d'expliquer les choses blessantes que vous avez dites ne fera qu'empirer les choses. Excusez-vous et demandez ensuite si vous pouvez faire autre chose pour arranger les choses.

Est-il acceptable d'envoyer un SMS ou un e-mail aux grandes nouvelles (un nouvel emploi, une grossesse)?

Forgeron: Étant donné que ceux qui sont les plus proches de nous ne sont pas toujours à proximité et que réunir tout le monde en même temps peut être un défi, un e-mail est une bonne nouvelle. Dites quelque chose comme «Je vous le dirais normalement en personne, mais je voulais vous faire savoir en même temps que j'attends!»
Kallos: Vous pouvez partager de bonnes nouvelles comme celle-ci avec des amis, mais je n’enverrais pas par e-mail à ma mère que j’étais fiancée!
Publier: Cela dépend de votre public. Une bonne règle est que si ce sont des personnes avec lesquelles vous communiquez habituellement par e-mail, c'est OK.

Forgeron: Dites que vous aimez son blog, mais comme certains lecteurs ne la connaissent pas aussi bien que vous, ils peuvent mal interpréter ce qu'elle dit. Si elle devient défensive, reculez. Mais si les informations sur son blog créent un problème de sécurité - comme si elle pouvait attirer un harceleur - vous êtes moralement obligé de le lui dire.
Schwalbe: Je le poserais comme une question, comme "Comment décidez-vous ce qui est trop personnel pour votre blog?". Cela lui donne la possibilité de proclamer une philosophie (dans ce cas, c’est son affaire) ou d’admettre qu’elle n’en a pas. Dans ce cas, votre contribution pourrait être la bienvenue.
Renard: Les conseils non sollicités sont difficiles à donner, mais il est nécessaire de s'exprimer dans une situation comme celle-ci. Avant de donner des exemples spécifiques de contenu que vous trouvez gênant pour sa vie professionnelle ou personnelle, indiquez clairement que vous dites quelque chose uniquement par souci et sans la juger.

Pouvez-vous ignorer quelqu'un qui vous «amis»?

Publier: Oui. Donner à une personne à qui vous ne faites pas entièrement confiance un accès aux informations personnelles est un problème de sécurité.
Blecher: Si les membres de votre réseau peuvent publier et afficher des photos et des commentaires amusants à votre sujet, il est préférable de restreindre l'accès aux personnes qui sont vraiment vos amis.
Forgeron: Bien sûr! Si c'est quelqu'un que vous voyez trop souvent pour ignorer la demande, dites-lui simplement que vous essayez de garder un profil bas sur les sites de réseautage et de le laisser à cela.

Devriez-vous toujours accepter une demande d'un collègue sur un site de réseautage professionnel?

Publier: Cela dépend vraiment de la façon dont vous connaissez bien la personne qui fait la demande. Votre profil est un instantané de votre image professionnelle, vos connexions en ligne ne devraient donc être que avantageuses pour votre carrière.
Blecher: Pas nécessairement. La personne qui pose la question doit vous connaître suffisamment pour savoir si vous souhaitez rejoindre son réseau ou non avant d'envoyer l'invitation. Si elle ne vous connaît pas mais le souhaite, elle ne devrait pas essayer aveuglément de se connecter sur l'un de ces réseaux. Elle devrait demander à un contact mutuel de vous présenter soit par e-mail séparé, soit en personne.
Forgeron: Étant donné que l'acceptation peut fournir des informations sur vous et tous vos contacts à toute personne du réseau de l'autre personne (et à ses contacts, etc.), il est préférable de laisser la demande en attente perpétuelle.

Existe-t-il un moyen poli d'utiliser l'appel en attente?

Publier: Cela dépend de qui vous parlez. Votre grand-mère pourrait vous déranger si vous l'utilisez, mais un ami serait probablement d'accord avec cela. Si vous avez besoin de prendre l'appel, excusez-vous, puis dites immédiatement à la deuxième personne que vous avez quelqu'un qui attend sur l'autre ligne et que vous devez le contacter.
Forni: Il y a. Si vous êtes sur un appel social et qu'il y a une chance que vous soyez interrompu par un client ou un collègue, et surtout votre patron, dites à votre ami au début de la conversation que si vous recevez un autre appel, vous devrez prendre il.
Renard: Prenez votre décision en fonction de votre interlocuteur. Inversement, si vous êtes le premier appelant et que vous êtes suspendu trop longtemps, raccrochez. Votre temps est également important.