Désolé pour le retard: conseils d'étiquette par courriel pour une réponse en retard

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Quiconque est profondément endetté sait à quel point il peut être stressant de devoir une réponse à quelqu'un (ou à beaucoup de gens). Ils savent également à quel point il est difficile d'affronter la musique, de maîtriser le retard et d'appuyer sur «envoyer».

Vaut-il la peine de reconnaître et de s'excuser pour le retard, ou de le jouer cool et d'agir comme si de rien n'était? Après un certain temps, vaut-il même la peine de répondre? Avant de commettre étiquette électronique faux pas, lisez les plus grands dos et ne répondez pas tard à un e-mail, directement de deux experts en étiquette (plus quelques exemples de réponses pour vous aider à démarrer).

1. Reconnaissez si vous êtes en retard ou non à répondre.

«Décidez si vous êtes vraiment en retard ou si vous vous sentez simplement coupable», explique Diane Gottsman, experte nationale en étiquette, auteur de

2. Pour la plupart, cela vaut la peine de s’excuser.

Cela arrive, tout le monde manque les délais ou oublie de réécrire - ça ne fait jamais de mal de le reconnaître avant de continuer. «Lorsque cela se produit, des excuses sont nécessaires», explique Jodi R.R. Smith, président de Mannersmith etiquette consulting et auteur de The Etiquette Book: A Complete Guide to Modern Manners ($10; amazon.com). "Excusez-vous et faites avancer la conversation."

3. Soyez bref et précis.

«L'objet d'un e-mail est d'être rapide, informatif et concis. C'est ainsi que vous devez gérer la surveillance de ne pas répondre rapidement (intentionnellement ou non) », explique Gottsman. Pas besoin de cirer poétique, de partager TMI ou de trouver des excuses.

«Souvent, les explications n'interfèrent pas», dit Smith. "Pas besoin de créer de grands contes, et certainement pas besoin de la vérité laide."

Si vous voulez y insuffler un peu de personnalité, Gottsman dit d’aller avec quelque chose de simple: «Je suis désolé de ne pas vous revenir plus tôt. Je faisais des recherches sur votre demande et j'ai oublié par inadvertance de répondre immédiatement. »Et restez-en là.

4. Choisissez judicieusement vos mots.

Bien sûr, si vous êtes proche de l'autre personne, un ton plus décontracté et conversationnel est approprié. Gottsman dit une réponse comme: «Oh mon Dieu, je suis vraiment désolé d'avoir mis si longtemps à vous répondre. Veuillez me pardonner! "Est idéal pour quelqu'un que vous êtes proche, mais peut-être pas pour un échange de courriels professionnel avec votre patron. De nombreux gestionnaires ont un béguin pour les animaux lorsqu'un rapport répond tardivement en utilisant de l'argot comme «Mon mauvais». Il apparaît comme désinvolte ou non sincère. Mieux vaut s'en tenir à un professionnel qui a fait ses preuves: "Toutes mes excuses pour le retard, je vais aller droit au but et mieux aller de l'avant."

5. Décidez d'être meilleur.

Avoir un e-mail avec une date limite assis et assis dans votre boîte de réception n'est pas amusant - et c'est aussi gênant pour l'autre personne. "Faites-en un point à l'avenir pour signaler les e-mails importants afin qu'ils ne soient pas négligés", explique Gottsman. "Tergiverser avec une réponse tardive ne fait que rendre la situation plus inconfortable."

Quelques exemples de courriels de réponse tardive

Si vous avez manqué une échéance de travail importante, Smith dit en être propriétaire, puis dites merci pour leur patience:

«Veuillez excuser le retard. Nous finalisons le projet maintenant et COB vous fournira toutes les informations demandées demain. Merci pour le temps supplémentaire, car nous avons pu répondre pleinement à toutes vos questions et nous nous réjouissons à l'idée de vous parler lors de la réunion de la semaine prochaine. »

Si quelqu'un vous a envoyé une note amicale sans date limite, mais cela implique une réponse polie, Gottsman suggère:

"Merci pour votre aimable e-mail concernant ma récente promotion. J’ai déménagé des bureaux ces derniers jours et le temps m’a échappé. J'ai hâte de vous retrouver au mixeur de la semaine prochaine. "

Si vous êtes totalement manqué une date limite de RSVP, Smith dit: "faites votre mea culpa court et doux et concentrez-vous plutôt sur l'événement."

"Je suis vraiment désolé d'avoir manqué votre date de réponse, bien sûr, nous serons à votre événement spécial. J'ai déjà ma robe et mon mari prévoit de porter ses chaussures de danse. »

Si vous avez reçu de mauvaises nouvelles d'un ami ou d'un parent et que vous tardez à répondre, Smith aime cette approche douce:

«Votre e-mail a été une surprise totale et je voulais attendre d'avoir un moment tranquille pour vraiment répondre. Ce doit être une période très difficile… »

Le seul moment où il est normal de ne pas répondre

"Si l'e-mail est quelque chose qui ne vous intéresse pas (pensez: les sollicitations de masse), ou de la part de quelqu'un que vous préférez bloquer, appuyez sur" Supprimer "et ne réfléchissez pas à deux fois", explique Gottsman.

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