Courriels d'absence du bureau: tout ce que vous devez (et ne devriez pas) inclure

Dans le monde du travail, il existe peu d'acronymes plus bienvenus que «OOO». En plus d'être la porte d'entrée de la promesse d'une existence sans soucis, un message d'absence du bureau sur votre e-mail professionnel est un moyen pratique de faire savoir à vos collègues et clients que vous serez difficile à atteindre - sinon inaccessible - pendant un certain temps. quantité de temps. Donc, bien qu'il ne soit pas nécessaire d'y penser à fond (vous n'écrivez pas de roman ici), peu importe ce que vous incluez.

Il peut sembler un peu gênant et robotique de pré-écrire un message d'absence du bureau, mais il est nécessaire et utile pour tous ceux qui pourraient essayer d'atteindre pendant que vous sirotez Mai Tais sur la plage ou faites de la randonnée Machu Picchu. (De plus, définir un message d'absence vous aidera à vous débrancher et à vous détendre si vous avez du mal à quitter le travail.) Voici ce qu'il faut dire (et ce qu'il ne faut pas dire) dans votre réponse automatique de vacances.

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1. Incluez un message d'accueil et une signature.

Bien sûr, la façon dont vous commencez un message OOO dépendra de vos préférences personnelles et de votre environnement de travail. Bien qu'un grand "bonjour" ne soit pas absolument nécessaire, vous devez commencer quelque part, et c'est agréable d'ajouter une touche humaine. Si sauter directement dans «Je suis actuellement absent du bureau ...» vous semble trop bizarre et détaché, inscrivez-vous avec un simple «Salut là» ou «Merci pour votre e-mail».

Il en va de même pour votre signature. Vous êtes invités à laisser la date de votre retour, mais s'il est logique de clôturer avec quelque chose comme, "Merci!", "Best, (votre nom)", ou "Passez un bon week-end (ou insérez des vacances ici)!", allez pour ça.

2. Indiquez combien de temps vous serez absent.

Mentionnez les dates de début et de fin: «Je voyagerai du 3 au 7 juillet et je ne vérifierai pas les e-mails. Je répondrai à votre note dès que possible lorsque je serai de retour au bureau le 8 juillet. »(N'oubliez pas de désactiver votre répondeur vacances à votre retour!).

3. Indiquez si vous vérifierez ou non les e-mails.

Un message d'absence n'est pas seulement utile lorsque vous vous éloignez totalement de la grille. Vous pouvez voyager pour le travail ou travailler à distance, ce qui rend la communication sporadique et la connexion WiFi incertaine. Si vous ne vérifierez pas ou ne répondrez pas aux e-mails, dites-le (voir l'exemple ci-dessus). Sinon, il est utile de définir un message avertissant les personnes que vous ne serez pas joignable de manière aussi fiable en raison de vos obligations de voyage ou sur site. Il s'agit de définir des attentes pour ceux qui essaient de vous joindre. Par exemple: «Merci pour votre note! Je voyagerai pour une séance photo jusqu'au 3 juillet et vérifierai les courriels périodiquement / j'ai un accès limité aux courriels et je pourrais être lent à répondre. »

4. Indiquez comment vous joindre (le cas échéant).

Si vous êtes disponible dans une certaine mesure, expliquez comment entrer en contact avec vous. Par exemple: «Je ne vérifierai pas les e-mails, mais si vous avez besoin de me joindre pour une raison quelconque, veuillez me contacter sur mon portable…» Ou: «Si cela est sensible au temps, n'hésitez pas à me recontacter le (date de votre retour) donc en haut de ma boîte de réception. »Ou:« Pour les demandes urgentes, veuillez contacter (nom d'un assistant, collègue, pigiste ou autre disponible, en bureau) couverture)". Avant d'inclure les informations de contact d'un autre collègue dans votre OOO, effacez-les avec eux - même si vous êtes leur supérieur, un avertissement est toujours une bonne courtoisie.

5. Évitez les détails personnels inutiles.

Si vous êtes en congé de maternité ou de paternité ou si vous vous mariez ce week-end (!), C'est très bien à inclure, mais c'est à peu près autant que le partage personnel doit faire l'objet d'une réponse automatique. Pensez à la façon dont vous pourriez réagir au message de quelqu'un absent mentionnant trop de détails personnels. Vous voulez que la personne du côté destinataire sache a) si vous répondrez ou non à son e-mail, et b) quand elle peut s'attendre à avoir de vos nouvelles. Tout le reste est probablement TMI, alors restez simple.

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